Hosťované VoIP je stále veľmi mladý priemysel, aj keď sa môže zdať, že tu už bol nejaký čas. V porovnaní s telefónnym systémom založeným na PSTN, ktorý existuje už celé desaťročia, je technológia VoIP produktom 21. storočia. To, čo začalo ako spôsob uskutočňovania lacných diaľkových hovorov pre hŕstku ľudí, je teraz nevyhnutnou obchodnou službou.

Jednou z najväčších výhod používania hosťovaného VoIP je, že nemusíte podpisovať ročné alebo viacročné viazanosti. Pre podniky, ktoré využívajú telefónne služby PSTN už desaťročia, je to úľava. Majitelia a manažéri firiem by mali byť oboznámení s typickou zmluvou o telefóne – je dlhá, plná zákonných ustanovení a často obsahuje podmienky, ktoré sú pre podniky nepriaznivé. Bez konkurencie však organizácie nemali na výber.

Ale to, že nemáte viazanosť, neznamená, že nemáte žiadne dohody. Jednou z dôležitých je pravdepodobne dohoda SLA (Service Level Agreement) – v preklade Dohoda o úrovni služieb – medzi poskytovateľom a organizáciou. Čo je presne SLA a čo to pre vás znamená?

Service Level Agreement (SLA)

SLA znamená presne to, čo doslovný preklad. Je to dohoda medzi predajcom a jeho klientmi, v ktorej sa uvádzajú presné podmienky poskytovanej služby. SLA je kľúčová z mnohých dôvodov, z ktorých najdôležitejšou je skutočnosť, že stanovuje podrobnosti o dostupnosti služieb.

Hosťované VoIP nie je fyzický produkt, ktorý môžete vrátiť, ak sa rozbije alebo nefunguje správne. Je to služba, na ktorú sa vaše podnikanie spolieha. Čo sa stane, ak bude táto služba prerušená? Tu prichádza SLA. Obsahuje rôzne aspekty dostupnosti služieb vrátane:

• Uptime/Downtime: Ako dlho bude služba dostupná v určitom časovom období? Zvyčajne sa uvádza v percentách, ako je napr. 50 % atď.
• Výpočet: Zvyčajne sa uvádza vzorec na výpočet doby prevádzkyschopnosti.
• Vylúčenia: Aké položky sú vylúčené z výpočtov dostupnosti? Počíta sa plánovaná údržba? A čo neočakávané prestoje?
• Odškodnenie: Proces podania reklamácie, údaje potrebné na jej overenie, koľko a akú formu bude mať odškodnenie atď.
• Ďalšie pojmy: Sankcie a získanie náhrady, prípadne ďalšie podmienky atď.

Aká je vaša SLA?

Teraz, keď viete, čo je SLA, je čas sa bližšie pozrieť na svoje vlastné. Dajte si pozor na každého poskytovateľa, ktorý nemá SLA, a namiesto toho len hovorí, že by ste sa tým nemali trápiť. Vyhlásenia a záruky neznamenajú veľa, ak ich nemožno vymáhať. Ak poskytovateľ nie je viazaný zmluvou SLA, nemusí na vzniknutý problém reagovať okamžite a odstránenie chyby môže trvať dlhšie ako sú klienti zvyknutí. Položky, o ktorých ste si mysleli, že by mali byť zahrnuté, môžu byť vylúčené a naopak.

Prvá vec, ktorú treba sledovať, je, či má poskytovateľ SLA. Po overení si prejdite každú položku. Uistite sa, že rozumiete všetkým pojmom jednotlivo, no aj celku. Venujte osobitnú pozornosť procesu sankcie a získania náhrady.

Optimal Call má solídnu SLA, ktorá zaručuje klientom až do viac ako 80 % dostupnosti. SLA pokrýva všetky aspekty prestojov, plánovaných a neočakávaných údržbových okien, úrovne kompenzácie, celý proces atď. Neexistujú nejednoznačnosti, pokiaľ ide o podmienky. Sme hrdí na infraštruktúru a služby, ktoré poskytujeme a podporujeme ich pomocou SLA. Nikdy sa nemusíte starať o prerušenia a aj keď sa niečo pokazí, viete, že sa na nás môžete spoľahnúť.

Nie všetky SLA sú však jasné a stručné. Niektorí poskytovatelia zámerne vytvárajú svoje SLA s nejednoznačnými výrazmi a definíciami, ktoré nie je možné presne vymedziť. Ak narazíte na akýkoľvek problém, uvidíte, aké bude pre vás ťažké prinútiť poskytovateľa, aby s niečím súhlasil. Nikdy neverte SLA, v ktorej sa uvádza, že predajca zaručuje 100 % dostupnosť. Podľa štandardných priemyselných definícií je toto číslo nemožné. Zistíte, že takéto zmluvy budú mať spravidla toľko vylúčení, že si sotva môžete byť istí, či došlo k prerušeniu služby alebo nie.

Ďalším spoločným úskalím so zmluvami SLA je skutočný postup pri nárokovaní vašich kreditov. Niektorí poskytovatelia budú trvať na veľmi krátkom časovom rámci alebo stanovia proces, ktorý trvá príliš dlho. Ak máte na vyriešenie reklamácie iba 6 hodín po probléme, väčšina firiem nie je schopná zhromaždiť svoje údaje dostatočne rýchlo. Podobne, ak proces vybavovania reklamácie trvá niekoľko mesiacov, niektorí klienti sa nemusia ani obťažovať. Ak sa môžete vyhnúť najbežnejším nástrahám, SLA môžu byť prínosom pre všetky zúčastnené strany.

Kto sa v roku 2019 nespolieha na internet? Predstavte si všetky veci, ktoré nemôžete urobiť, ak nemáte pripojenie na internet. Žiadna webová stránka, žiadne transakcie, žiadna reakcia pre zákazníkov a mnoho ďalších vecí. Čo ak aj vaše telefóny závisia od internetu? Preto má väčšina firiem záložný plán.

Strata prístupu na internet však nie je jediným nebezpečenstvom pre váš telefónny systém. VoIP telefóny potrebujú na prácu internet aj energiu. Takmer každý vie, že pevné linky fungujú aj po výpadku napájania. Je to preto, že odoberajú energiu z káblov udržiavaných telefónnou spoločnosťou, nie energetickou spoločnosťou.

VoIP telefóny fungujú odlišne. Potrebujú energiu, aby mohli pokračovať v práci. Otázka, ktorú si väčšina majiteľov firiem kladie je, či ich telefóny prestanú fungovať, ak stratia energiu. Krátka odpoveď? Áno. Vaše telefóny znefunkčnia bez napájania. Neprepadajte panike! S trochou plánovania sa nedostanete do takej situácie.

Ako prekonať výpadok prúdu VoIP

Našťastie máte rôzne možnosti, pokiaľ ide o VoIP telefóny. Ak máte zavedené záložné plány, vaše podnikanie bude aj naďalej reagovať na zákazníkov. Aké sú teda vaše možnosti?

Záložné napájanie

Prvá vec, ktorú musíte mať na pamäti, je, že keď nie je k dispozícii žiadna energia, veľa zariadení nebeží. Routery, modemy, switche a všetky ostatné súčasti sieťového zariadenia prestanú fungovať. To je dôvod, prečo takmer každý podnik zaisťuje záložné napájanie tohto hardvéru. Akú prácu môžete urobiť bez internetu? Musíte sa uistiť, že sieť zostane v prevádzke počas výpadku napájania.

Rovnaké riešenie bude fungovať aj pre vaše VoIP telefóny. Ak ich pripojíte k záložnému napájaciemu zdroju, môžete pokračovať v práci ako obvykle. Na rozdiel od prenosných zariadení však väčšina VoIP telefónov nemá batériu. Takže si musíte plánovať zálohu pre stolné telefóny dopredu. Nemusíte ani pripájať všetky telefóny v kancelárii. Aký je absolútny minimálny počet telefónov, ktoré potrebujete, aby všetko klapalo? Pripojte ich k napájaciemu zdroju a všetko bude v poriadku.

Väčšina pokročilých modelov telefónov podporujú niečo, čo sa volá PoE. Je to technológia, ktorá umožňuje telefónom získať energiu prostredníctvom kábla Ethernet namiesto samostatného napájacieho adaptéra. Zjednodušuje inštaláciu a šetrí miesto. PoE vám umožňuje inštalovať telefóny aj na miestach bez elektrickej zásuvky. Stačí povedať, že tieto modely dokážu pracovať aj po výpadku!

Používajte prenosné zariadenia

Smartfóny sú dnes všade. Dokonca aj v podnikovom prostredí bude ťažké nájsť zamestnancov bez telefónu alebo tabletu. Najmodernejšie systémy a VoIP služby sa integrujú s mobilnými zariadeniami.

Táto funkcia môže v prípade výpadku napájania skutočne prospieť k vašej výhode. Systém môžete nakonfigurovať tak, aby smeroval hovory do smartfónov v prípade výpadku napájania. Toto je známe ako možnosť automatického núdzového prepnutia. Ak váš VoIP systém zlyhá (v tomto prípade z dôvodu nedostatku energie), prejde na inú možnosť.

Najlepšie na používaní VoIP na mobilných zariadeniach je, že vaši zákazníci nikdy nebudú vedieť rozdiel. Prichádzajúce hovory sú automaticky smerované do smartfónov. Keď vaši zamestnanci zavolajú klientovi, zobrazí sa číslo vašej spoločnosti. Nie ich osobné alebo obchodné číslo.

Je to skvelá alternatíva pre malé podniky, najmä ak si nemôžete dovoliť rozšíriť svoj existujúci systém zálohovania energie tak, aby vyhovoval telefónom.

Nasmerujte hovory na alternatívne miesto

Ak má vaša kancelária dve alebo viac miest a všetky používajú VoIP telefóny, môžete presmerovať hovory na iné miesta. Opäť to môžete nastaviť tak, aby to pracovalo automaticky. Vaši zákazníci ani nebudú vedieť, že sa niečo zmenilo. Existujú však určité obmedzenia. Je to vynikajúce riešenie pre podniky, ktoré majú všetky oddelenia rozmiestnené na rôznych miestach. Ak máte všetkých predajcov v jednej kancelárii a personálnych pracovníkov v inej, smerovacie hovory nemusia presne vyriešiť problémy zákazníkov.

Niektoré spoločnosti pripravujú v prípade takýchto mimoriadnych situácií sekundárne miesta. Nejedná sa o samostatné kancelárie, ale majú dostatok zariadení na krátkodobé používanie. Pretože VoIP telefóny nepotrebujú žiadne káble, môžete ich vziať so sebou kamkoľvek. Pokiaľ má druhé miesto prístup na internet, vaše telefóny budú fungovať. Táto možnosť funguje aj vtedy, ak musíte svojich zamestnancov poslať domov na jeden či viac dní. Naďalej môžu prijímať hovory z domu, kaviarne alebo z akéhokoľvek miesta s prístupom na internet.

Takže tu to máte. Príprava plánu vopred môže viesť k tomu, že vaše telefóny budú pracovať aj v prípade núdze a vrátane výpadku elektriny. Ale čo ak nemáte plán? Nič nebude fungovať!

Prechod na novú technológiu je častokrát zložitý. Musíte sa naučiť, ako ju používať a zoznámiť sa s ňou. Niekedy sa musíte vzdať konceptov, ktoré pracovali so staršími technológiami, ale s novými sú nepoužiteľné.

Tento proces je ešte zložitejší pre firmu, ktorá má veľa rôznych oddelení. Každý v rámci organizácie sa musí oboznámiť s novým systémom. Rôzne tímy môžu mať svoje vlastné potreby a požiadavky, a preto by nový systém mal byť do istej miery prispôsobiteľný. Podnik musí tiež zabezpečiť, aby náklady na zavedenie a implementáciu systému neprekročili plánované prínosy.

Našťastie pre väčšinu firiem, VoIP zmierňuje mnohé z vyššie uvedených obáv. Systémy podporujúce VoIP – najmä hosťované služby – sú flexibilné a prispôsobiteľné po zavedení. Vopred nestoja nič a variabilné náklady sú predvídateľné. Z tejto technológie môžu mať úžitok veľké organizácie, ale aj malé podniky. Nakoniec takmer každý obchodný tím alebo oddelenie môže systém nakonfigurovať podľa svojich pracovných postupov.

Nevýhody VoIP

Ako vždy, každá technológia má svoje klady a zápory. Zatiaľ čo sú výhody na strane VoIP ohromujúce, neznamená to, že táto technológia je perfektná. Staršie generácie VoIP mali niekoľko nedostatkov.

Jedným z mnohých dôvodov, pre ktoré sa podniky bránili prijímaniu VoIP, bola otázka kvality. Najstaršie systémy VoIP zlyhali, pokiaľ išlo o zvuk. Skomolená reč, chýbajúce slová a dokonca aj náhodné zvuky počas hovoru neboli neobvyklé. A to sa dialo, ak ste vôbec boli schopní viesť hovor. Tieto systémy boli známe svojou nedostatočnou spoľahlivosťou – skrátka si nemohli byť istí, že sa hovor spojí alebo ako dlho sa udrží.

Za desaťročia sa VoIP technológia prirodzene zlepšila. Dodávatelia pracovali na tom, aby kvalita zvuku bola na rovnakej úrovni ako na tradičných systémoch. Investície do infraštruktúry tiež vyplácali bohaté dividendy. Mnoho telefónnych operátorov plánuje prechod na VoIP a konečný dátum pre PSTN sa pravdepodobne objaví čoskoro.

Skoršie systémy VoIP tiež nemali možnosť vytáčať tiesňové čísla. Podnik si nemôže dovoliť používať systém, ktorému chýba integrácia s pohotovostnými systémami. Aj keď to bolo v poriadku, keď bolo VoIP ešte v plienkach, táto technológia v súčasnosti nahrádza analógové hovory ako predvolenú hlasovú službu v mnohých oblastiach. Takže v súčasnosti používatelia musia mať prístup k pohotovostným službám.

Ako môžeme vidieť, veľa skorých nedostatkov sa napravilo do tej miery, že podniky sa teraz môžu spoľahnúť na služby podporujúce VoIP. Pri inovácii na VoIP však stále môžu chýbať niektoré veci.

Čo stratíte, keď prepnete na VoIP?

Telefón je chrbtovou kosťou obchodnej komunikácie už po stáročia. V priebehu desaťročí sa mnohé podnikové systémy vyvinuli tak, aby využívali telefónne linky. Bezpečnostné alarmy a systémy sú jedným z najdôležitejších. Podniky aj domácnosti sa spoliehajú na bezpečnostné systémy na ochranu pred neoprávneným prístupom a použitím.

Služby VoIP sa bohužiaľ nedajú integrovať do takýchto systémov. VoIP smeruje hlasové hovory cez internet, zatiaľ čo poplachové systémy závisia od káblov. Niektoré organizácie sa dostali do kompromisu tým, že si zachovali niekoľko pevných liniek na podporu ostatných systémov. Iní prešli na rôzne poplachové systémy založené na IP, aby odpojili PSTN raz a navždy. Uisťujeme vás, že to nie je prekážkou pre aktualizáciu pre väčšinu spoločností.

Telefónne linky PSTN dodávajú svoju vlastnú energiu, ktorá je často užitočná. Aj keď dôjde k výpadku napájania, telefóny môžu stále fungovať. Sú situácie, keď dôjde k výpadku napájania aj telefónov, ale tieto prípady sú dosť zriedkavé. IP telefóny vyžadujú napájanie, rovnako ako počítače a notebooky. Firmy by mali pri plánovaní programov zálohovania a obnovy po havárii zahrnúť aj telefóny.

Sú veci, ktoré vám určite nebudú chýbať na nových telefónnych systémoch, ako napríklad čakanie, kým špecializovaní technici alebo odborníci zmenia/nakonfigurujú systém podľa vašich potrieb. Ak premiestnite kanceláriu, nebude potrebné znova prepojiť budovu. Väčšina IP telefónov podporuje automatické zabezpečovanie zo servera. Jednoducho povedané, znamená to, že tieto zariadenia sú plug and play.

S Optimal Call tiež môžete uzavrieť zmluvy na servis alebo údržbu. V prvých dňoch sa manažéri obávali vzdať sa veľa vecí pre VoIP. Teraz táto technológia spĺňa očakávania a dokonca ich na niekoľkých frontoch prekročila. Rovnako ako väčšina firiem sa po vyskúšaní VoIP už nebudete chcieť vrátiť!

Dnešné podnikové siete poskytujú veľa služieb a plnia niekoľko dôležitých funkcií. Prechod od systémov založených na PSTN k technológiám založeným na IP má značný vplyv na podniky. Organizácie zistili, že inovácia prináša viac výhod ako len počiatočné úspory nákladov.

Aj keď sa hlas stal posledným prírastkom do siete, je dosť odlišný od iných typov údajov. VoIP je prenos v reálnom čase a ako taký je citlivý na oneskorenia alebo prerušenia. Každá dátová sieť trpí nejakou kombináciou oneskorenia a stratou paketov. Za normálnych okolností to nie je viditeľné a neovplyvňuje výkon aplikácii. Tieto faktory však ovplyvňujú hlasové hovory.

Napríklad preťaženie siete je bežným problémom väčšiny organizácií. Ak preťaženie presiahne určitú úroveň, pakety môžu byť prerušené. Nemusí to byť problém pre väčšinu dátových paketov (e-mail, otváranie dokumentov atď.), pretože ich možno znova odoslať. Strata paketov však ovplyvňuje hlasové hovory a používatelia si to môžu všimnúť vo forme chýbajúcich slov, ozvien a iných problémov.

Čo je QoS vo VoIP?

QoS (Quality of Service v preklade Kvalita služieb) je dôležitým konceptom v telefónnych systémoch VoIP. Je to myšlienka, že existuje spôsob, ako zaručiť, že hlasové hovory nebudú prerušené alebo oneskorené z dôvodu sieťových podmienok. Určité aspekty dátových sietí možno merať a kvantifikovať, ako napríklad miera chybovosti, časové oneskorenia atď. QoS je predovšetkým o minimalizácii akýchkoľvek potenciálnych problémov s dátovými paketmi a zabezpečení minimálnej úrovne kvality.

Komponenty VoIP QoS

Na implementáciu QoS vo vašej dátovej infraštruktúre existuje veľa komponentov. Zahŕňa správu preťaženia, klasifikáciu a označovanie paketov, monitorovanie a formovanie prevádzky, predchádzanie preťaženiu, efektívnosť prepojenia atď. Pozrime sa bližšie na niektoré zložky.

Predchádzanie preťaženiu a manažment

Preťaženie siete je realitou pre väčšinu organizácií. Jediný rozdiel spočíva v tom, koľko a ako často to vaša sieť zažíva. Predchádzanie preťaženiu je preventívne opatrenie, ale nie vždy funguje. Existuje niekoľko techník, ktoré môžete implementovať, aby ste zabránili preťaženiu a pripravili sieť na to, ako zvládnuť nedostatky, keď sa objavia. Mnohé z nich zahŕňajú prerušenie prenosu s nízkou prioritou v čase špičky, takže aplikácie v reálnom čase, ako hlasové volania nie sú tak ovplyvnené.

Účelom techník riadenia preťaženia je riadiť prenos počas preťaženia. Tradične boli spracovávané dátové pakety pomocou metódy FIFO, t. j. first in first out. Prvý paket, ktorý dosiahne konkrétny trasový bod, sa prenesie ako prvý na ďalšiu stanicu a tak ďalej. Je však zrejmé, že rovnakú metódu nemôžeme použiť pri pridávaní časovo citlivej premávky do prevádzky. Teraz sa používa veľa typov frontových metód, ako napríklad prioritné fronty, vážené fronty a tak ďalej.

Klasifikácia a označovanie dátových paketov

Klasifikácia a označovanie dátových paketov je dôležitou súčasťou QoS. Určité typy paketov alebo tokov môžete identifikovať ako dôležitejšie než iné. Predvolené označenie väčšiny údajov je nastavené na nízku hodnotu. Takže všetka komunikácia, ktorú označíte ako vysokú prioritu, bude mať automaticky prednosť v smerovačoch a iných sieťových bodoch. Existujú rôzne spôsoby označovania dátových paketov, aby ich sieťové zariadenie mohlo identifikovať a správne spracovávať prenos. Napríklad môžete nastaviť hlasové pakety na vysokú prioritu, aby prekážky a preťaženie nebránili prenosu.

Monitorovanie a formovanie

Techniky monitorovania a formovania sa implementujú skôr na tokoch premávky než na jednotlivých paketoch. Spravidla zahŕňa reguláciu prenosu, keď prekročí určitú hranicu. Môžete prerušiť, oneskoriť alebo čakať vo fronte, aby preťaženie nepreťažilo vaše telefónne systémy. Napríklad môžete oneskoriť prenos veľkých dokumentov na neskorší čas, keď sieť nie je tak preťažená.

Ako vidíte, všetky komponenty QoS spolupracujú na zabezpečení toho, aby hlasový prenos nebol nepriaznivo ovplyvnený problémami so sieťou. Môžete označiť jednotlivé pakety tak, aby mali vyššiu prioritu. Môžete určovať celkové dopravné toky, aby ste znížili preťaženie v kľúčových prekážkach. Môžete spravovať hlasový prenos a dať mu prioritné poradie pred všetkými ostatnými typmi prenosu. Všetky tieto opatrenia pomáhajú zaistiť vysoko kvalitný zvuk a menej prerušených spojení. Každá organizácia s VoIP by mala nastaviť QoS a pravidelne ho prehodnocovať, aby sa minimalizovali potenciálne problémy.

Pre mnohých ľudí pojem „telefón“ znamená „mobilný telefón“. Pre niektorých je jednoduché zabudnúť alebo sa neobťažovať pevnými linkami. Výhodou je, že mobil máte vždy po ruke. Ľudia teda v posledných rokoch postupne prestali používať pevné telefóny v domácnostiach, ako aj v oblastiach pracovného života.

Je však chybou spoliehať sa na mobilné telefóny pre vaše podnikanie, keď existujú oveľa efektívnejšie spôsoby komunikácie, ktoré sa dajú použiť, napríklad hosťované VoIP služby. Spoločnosti sa môžu vyhnúť nákladným faktúram za mobilné telefóny svojich zamestnancov, keďže existuje lacnejšia služba VoIP, ktorá vyhovuje všetkým potrebám.

Vo všeobecnosti, má veľa firiem problém fungovať bez komunikácie. Sú nútené hľadať alternatívne spôsoby, ako sa spojiť s klientmi a kontaktmi, okrem platenia za službu mobilného telefónu.

Aj keď mobilné telefóny majú tú výhodu, že sú prenosné, nie vždy sú spoľahlivé. Mnohé oblasti stále majú problémy s telefónnym signálom a dokonca aj miesta, ktoré sú zvyčajne dobre prepojené, môžu podliehať fluktuáciám a chybám, ktoré spôsobujú ich prerušenie.

Skôr, ako používanie mobilných telefónov, pre podniky môže byť pohodlnejšie používanie VoIP. Priame pripojenie na káblové pripojenie na internet znamená, že existuje oveľa menšia pravdepodobnosť, že chyby signálu prerušia komunikáciu. To znamená, že podniky môžu bežať efektívnejšie a eliminovať prestoje.

Netreba tiež zabúdať na ostatné výhody VoIP, ako napríklad využívanie softfónu. Chcete byť flexibilní, ako pri mobilnom telefóne a zároveň neplatiť vysoké účty? Stiahnite si do svojho smartfónu aplikáciu softfónu a majte všetko v jednom s VoIP od Optimal Call. Ak sa chcete dozvedieť aj ďalšie výhody, neváhajte a prečítajte si ostatné články na blogu Optimal Call.

Existuje veľa legitímnych dôvodov, prečo podniky využívajú funkciu nahrávania hovorov. Na trhu je veľmi málo hosťovaných VoIP služieb, ktoré firmám neponúkajú žiadnu formu uvedenej funkcie. Málokedy je súčasťou základného balíka, častejšie je ponúkaná ako pridaná funkcia. Nahrávanie hovorov je predvolene vypnuté, no jednoducho ho môžete zapnúť pomocou webového panela.

Účel nahrávania VoIP hovorov

Existuje mnoho dôvodov pre organizácie, aby zaznamenávali všetky, niektoré alebo len zopár VoIP hovorov. Záznamy interakcii so zákazníkmi sa môžu používať na zlepšenie pre vedúcich pracovníkov predaja alebo členov zákazníckeho servisu. Často sa používajú pri hodnotení výkonnosti, na poskytnutie spätnej väzby novým agentom alebo dokonca ako obrana proti možnému právnemu konaniu.

Hovory sa niekedy musia zaznamenávať podľa nariadenia alebo podľa osobitných zákonov konkrétnymi organizáciami. Vo všeobecnosti sa takéto právne predpisy budú vzťahovať na určité kategórie hovorov a podniky nemusia zaznamenávať každú jednu výzvu.

Ďalším dôvodom pre nahrávanie hovorov – najmä so zákazníkmi – je analýza údajov. Analýza všetkých druhov údajov sa stáva kľúčovou pre vytváranie produktov a služieb s pridanou hodnotou pre podniky. Organizácie dokonca využívajú informácie zverejňované používateľmi na sociálnych sieťach, aby zlepšili svoje ponuky služieb alebo podporu zákazníkom. Hlasové konverzácie sa však vo všeobecnosti neukladajú a nearchivujú na neskoršiu analýzu, pretože si môžu vyžadovať veľa miesta a kapacity.

V prípade VoIP je nahrávanie hovorov oveľa ľahšou úlohou, a tak veľa firiem využíva túto funkciu na získanie dôležitých informácií, ktoré predtým neboli zachovávané. Analýza predchádzajúcich rozhovorov s jedným zákazníkom alebo dokonca so skupinou zákazníkov môže priniesť informácie o tom, ako sa organizácia môže v určitých aspektoch zlepšiť, alebo dokonca vytvoriť novú službu/produkt, ktorá viac vyhovuje potrebám zákazníka. Táto forma analýzy údajov by bola nemožná bez funkcie zaznamenávania hovorov v reálnom čase.

Funkcie nahrávania VoIP hovorov

Spôsob, akým je nahrávanie hovorov implementované, sa môže medzi rôznymi poskytovateľmi výrazne líšiť. U hosťovaných VoIP služieb sa zaznamenané hovory zvyčajne ukladajú v cloude alebo nejakom dátovom centre. To znamená, že zaberajú vzácny priestor. Niektorí predajcovia teda umožňujú používateľom ukladať iba určité množstvo údajov – často popisovaných z hľadiska počtu dní. Napríklad – poskytovateľ môže povedať, že za taký a taký čas možno uložiť zaznamenané hovory v trvaní 30 dní. Optimal Call umožňuje klientom ukladať toľko údajov, koľko potrebujú.

Spravidla môže byť nahrávanie hovorov aktivované alebo deaktivované pre konkrétneho používateľa alebo dokonca pre skupinu používateľov. Podniky niekedy dávajú prednosť povoleniu alebo zakázaniu nahrávania hovorov na globálnom základe, zatiaľ čo iné podniky to umožňujú iba pre určité oddelenia alebo projektové tímy.

Aj keď nahrávanie hovorov pomocou VoIP telefónnych systémov je určite ľahké, organizácie by mali pamätať na to, že môžu existovať legislatívne požiadavky alebo usmernenia, ktoré je potrebné dodržiavať. Napríklad mnohé štáty požadujú, aby boli používatelia informovaní o zaznamenávaní hovorov. Niektoré miesta vyžadujú, aby obe strany súhlasili so zaznamenaním. To je dôvod, prečo sú zákazníci častokrát vítaní automatickou správou, ktorá uvádza, že hovor môže byť zaznamenaný.

Nahrávanie hovorov v Optimal Call

Nahrávanie hovorov v telefónnej aplikácii (napr. Zoiper) je celkom jednoduché. Jednoducho zavolajte ako obvykle – buď vytočením čísla, alebo výberom osoby zo zoznamu kontaktov. Po pripojení sa v dolnej časti okna hovoru zobrazí zoznam ikon. Kliknutím na tlačidlo nahrávanie zapnete alebo vypnete funkciu pre konkrétny hovor.

To, či je táto funkcia povolená pre jednotlivých zamestnancov, samozrejme závisí od globálnych konfiguračných nastavení. Môže byť nedostupná pre niektorých používateľov, ale pre ostatných je naopak povolená.

Je dôležité si uvedomiť, že nahrávanie hovorov vyžaduje infraštruktúru a komplexné systémy v pozadí. Zamestnanec môže vidieť prepínanie a používanie funkcie. Po zaznamenaní hovorov je však potrebné ich bezpečne uložiť. Uskutočňujú sa rôzne hovory medzi vysokopostavenými úradníkmi alebo vedúcimi predstaviteľmi. Práve také hovory však môžu byť lákavým cieľom pre hackerov a zločincov.

Pri aktivácii funkcií telefónu nie všetky spoločnosti zvažujú bezpečnosť, ale v budúcnosti to môže byť zásadný prvok. Platí to najmä v čase, keď si spotrebitelia stále viac uvedomujú problémy, ako je ochrana osobných údajov a bezpečnosť. Je lepšie proaktívne implementovať bezpečnostné opatrenia, než sa obávať narušenia bezpečnosti po ich výskyte.

Každá firma má svoje komunikačné potreby, ktoré sú kľúčom k úspechu v akejkoľvek oblasti priemyslu. Na začiatku bolo VoIP populárnym ako lacná alternatíva hlasového volania, neskôr sa stalo omnoho viac. Telefónna služba VoIP nestojí veľa a dokonca ide o vyspelejší systém v porovnaní s tradičnými podnikovými nástrojmi.

VoIP – viac ako hlasové hovory

Mnoho organizácii prechádza na VoIP z toho dôvodu, aby ušetrili na nákladoch. Nákup VoIP služieb od Optimal Call ich zmení na prevádzkové náklady. Pokiaľ si neželáte nastaviť vlastné riešenie SIP trunking, nejde o žiadne kapitálové investície. Viete presne, aké budú vaše mesačné náklady bez žiadnych skrytých poplatkov.

Raz keď začne firma používať VoIP, tak si zistí, že nezískala len lacné hovory. VoIP služby sa tiež môžu implementovať s existujúcimi podnikovými systémami (napr. CRM), čo je obrovským bonusom. Sú vybavené pokročilými funkciami, ako sú digitálne faxovanie a vizuálna hlasová schránka. Faktom je, že VoIP vám môže ušetriť množstvo peňazí. Okrem toho môže tiež zlepšiť produktivitu, zefektívniť spoluprácu a znížiť nepríjemnosti v komunikácii pre zamestnancov.

Vysokokvalitný hlas

Zlá kvalita hlasu možno môže byť akceptovateľná v súkromnej komunikácii. Avšak žiadny podnik nemôže dúfať, že prežije so systémom, ktorý ukončuje hovory alebo núti používateľov kričať, aby ich bolo počuť na opačnom konci. Nedostatok kvalitného zvuku bol jedným z prekážok brániacich hromadnému prijatiu VoIP pri jeho prvom uvedení na trh. Našťastie, zlepšenia technológie viedli k tomu, že VoIP volania prekonali aj tradičné pevné linky.

Kvalita hlasu ide ruka v ruke so spoľahlivosťou. Ako môže akákoľvek firma dúfať, že budú efektívne komunikovať, keď zamestnanci váhajú volať pre skúsenosti so zlou kvalitou hlasu? VoIP služby od Optimal Call môžu zvýšiť produktivitu skokmi cez hranice. Keďže sú internetové hovory lacnejšie, nie je potrebné každý mesiac obmedzovať zamestnancov na určitý počet pretelefonovaných minút. Nemusíte obmedzovať medzinárodné hovory ani odchádzajúce hovory zákazníkom.

Prineste mobilné zariadenia do obrazu

Pri tradičných PBX systémoch existuje veľmi malá flexibilita v type zariadení používaných na volanie. Vo firmách mnoho ľudí používa dva mobilné telefóny – jeden pre podnikanie a druhý pre osobné použitie. Ak ste mimo pracoviska, čo i len na chvíľu, môžete zmeškať dôležité hovory od klienta. Ak cestujete, pravidelne komunikujete cez internet alebo pracujete z domu napr. pre chorobu, nemáte spôsob, ako zostať v kontakte so svojou kanceláriou.

VoIP ponúka v takýchto situáciách množstvo alternatív. Predpokladajme, že vedúci pracovník spoločnosti má prístup k pevnej linke, prenosnému počítaču, osobnému mobilnému zariadeniu a sekretárke, ktorá monitoruje hovory. Môžu používať funkcie ako zvonenie viacerých zariadení na smerovanie určitých hovorov na konkrétne zariadenia na základe času, polohy alebo nejakej inej premennej.

Podobne nemusíte kupovať telefóny pre každého zamestnanca. Niektorí môžu uprednostňovať používanie svojich mobilných telefónov, zatiaľ čo iní na telefonovanie zo svojho pracovného počítača nepotrebujú viac ako Bluetooth náhlavnú súpravu. Mobilita predstavuje obrovský nárast produktivity a technológia VoIP umožňuje veľmi nízke náklady.

Integrácia s podnikovými nástrojmi tretích strán

Väčšina organizácií používa viac ako jednu aplikáciu alebo podnikový systém na rôzne účely. Integrácia telefónov s nástrojmi tretích strán je pre zamestnancov cennou pomocou. Najbežnejším typom integrácie je spojenie telefónov so softvérom CRM alebo aplikáciami kontaktného centra. Predajcovia môžu volať klientom z aplikácie CRM bez toho, aby museli prepínať zariadenia. Podobne môžete automaticky zaznamenávať všetky podrobnosti, ako je trvanie hovoru alebo údaje o dátume a čase, bez manuálneho zásahu.

Rovnaký princíp platí pre kontaktné centrá, agentov zákazníckeho servisu a tímy technickej podpory. Keď frustrovaný klient zavolá na vašu linku podpory s problémom, posledná vec, ktorú chcete urobiť, je ešte viac situáciu zhoršiť. Presne to sa však stane, keď zákazníkov vaši agenti stopnú, pretože sa dostali k nesprávnej osobe alebo ich niekoľkokrát prepnú pred vyriešením problému. Integráciou telefónov s podnikovým softvérom sa vaši zamestnanci stanú produktívnejšími a môžu vyriešiť problémy v kratšom čase.

Toto je len niekoľko spôsobov, ako môže VoIP vyriešiť problémy s produktivitou v akomkoľvek podniku. A je to len začiatok. Systémy VoIP slúžia ako základ jednotných komunikačných balíkov, čo je často ďalším krokom pre organizácie. Keďže inovácie v tomto odvetví pokračujú, nedá sa povedať, čím bude VoIP disponovať v budúcnosti. Faktom je, že mnoho krajín podniká kroky na odstránenie starých sietí s medenými káblami, cesta vpred je teda jasná. VoIP systém je nastavený na to, aby sa stal obľúbeným riešením pre podnikové hovory a zároveň zvyšoval produktivitu!

Správa hlasových správ (Voicemail) je neoddeliteľnou súčasťou každého podnikového telefónneho systému. Pozdrav hlasovej schránky, ktorý zákazníci počujú, keď sa pripoja, a ako rýchlo sú zamestnanci schopní odpovedať na hlasové správy, predstavuje dlhú cestu pri poskytovaní profesionálneho imidžu pre akúkoľvek firmu.

S množstvom možností, ktoré majú zákazníci k dispozícii pre konkrétny obchod – vrátane e-mailov, mobilných telefónov atď. – sa správa hlasovej schránky stala komplikovanejšou.

Zamestnanci nie sú vždy pri stole, taktiež nemusia mať prístup k ich telefónom alebo môžu zabudnúť zaznamenať dôležitú správu, ktorá môže dokonca viesť k strate podnikania.

Funkcie VoIP hlasovej schránky v hosťovaných systémoch sú oveľa vyspelejšie ako funkcie dostupné v starších technológiách a umožňujú zamestnancom efektívnejšie spravovať svoje hlasové správy.

Prístup k VoIP hlasovej schránke

Nastavenie a prístup k hlasovej schránke v sieti VoIP je možné vykonať niekoľkými spôsobmi. Užívateľ môže skontrolovať hlasové správy zo svojho telefónu vytočením čísla hlasovej schránky, prihlásením sa do svojho online dashboardu alebo e-mailom.

Dostupnosť týchto možností významne znižuje riziko, že dôjde k zmeškaniu nových hlasových správ alebo zabudnutiu starých správ. Používatelia môžu tiež vykonať zmeny v nastaveniach hlasovej schránky prostredníctvom telefónu alebo online dashboardu.

Funkcia Voicemail to mail

E-mail sa stal nevyhnutným pre každého pracovníka, no existuje veľa okolností, za ktorých zamestnanec nemusí mať prístup k svojmu telefónu, ale je schopný získať e-maily (prostredníctvom tabletov, klientskych počítačov atď.)

Optimal Call ponúka klientom možnosť posielať hlasové správy ako zvukové prílohy prostredníctvom e-mailovej služby.

Zamestnanci si môžu zvoliť, či budú dostávať upozornenia hlasových správ, aktuálnu hlasovú správu alebo prepisovanú verziu do svojej emailovej schránky. Organizácie môžu dokonca pridať sofistikovanejšie funkcie, ktoré zamestnancom umožňujú priamo reagovať na takéto správy, posielať ich ďalším používateľom na zdieľanie informácií alebo posielať hlasovú správu do softvéru CRM na neskoršie sledovanie.

Keďže sa hlasové správy prijímajú v doručenej pošte, môžu sa uložiť na konkrétnu pracovnú stanicu, zálohovať na úschovňu alebo uložiť v priečinkoch, aby sa uľahčila organizácia.

Osobné vs. Pracovné mailové schránky

Niektoré oddelenia, ako napríklad predaj a služby zákazníkom, môžu pre lepšie poskytovanie služieb potrebovať vlastnú schránku na hlasové správy. VoIP hlasovú schránku je možné nastaviť tak, aby smerovala volajúcich do emailovej schránky oddelenia, ak nie je k dispozícii žiadny zamestnanec alebo ak je mimo pracovnej doby.

Zákazníci si tiež môžu zvoliť presmerovanie do individuálnej hlasovej schránky, ak vedia číslo klapky osoby, ktorú chcú kontaktovať.

Týmto spôsobom môžu byť zákazníci obslúžení tým, kto je v rámci oddelenia k dispozícii v najskoršom možnom čase. Nemusia tak čakať na konkrétneho zamestnanca, najmä ak problém môže vyriešiť ktokoľvek iný.

Prispôsobiteľné pozdravy

Pomerne málo poskytovateľov VoIP ponúka možnosť prispôsobiť si hlasové správy jednotlivým používateľom, oddeleniam, ako aj firemnej schránke. Podnik môže dokonca zmeniť pozdrav v závislosti od otváracieho času, ak je kancelária otvorená alebo zatvorená, na sviatky atď.

VoIP so sebou prináša skutočne veľa funkcionalít, jednou z nich je aj VoIP Voicemail. Ak sa chcete dozvedieť viac informácií, neváhajte kontaktovať pracovníkov Optimal Call!

Aktuálne nie je pochýb o tom, že VoIP je budúcnosť hlasovej komunikácie. Aj keď niektorí ľudia a spoločnosti pokračujú v používaní PSTN, nebude to trvať dlho. Telefónni operátori v mnohých krajinách na celom svete diskutujú o ukončení poskytovaní služieb PSTN v nasledujúcom desaťročí. Prečo teda niektoré firmy stále bojujú proti telefónnym službám VoIP?

VoIP je digitálna technológia, ktorá ponúka mnoho užitočných funkcií, ktoré sú vhodnejšie pre moderný obchodný svet ako analógové pevné linky. Výrazne tiež znižuje náklady na telefónne systémy pre podniky.

Zároveň nie je pravda, že VoIP nemá žiadne nevýhody. Na jednej strane potrebuje internet a výkon, aby všetko fungovalo. Aby ste zaistili funkčnosť telefónov aj v prípade núdze, musíte mať k dispozícii záložné možnosti. Ľudia a spoločnosti si niekedy nie sú istí, ako povoliť konkrétnu funkciu vo svojich VoIP systémoch. Preto častokrát váhajú s inováciou.

Prečo blokovať VoIP hovory?

Jednou z užitočných funkcií je blokovanie VoIP hovorov. Na internete nájdete mnoho informácií o smerovaní hovorov a ich efektívnom riadení v rámci firmy. Nie je však veľa informácií o tom, ako bojovať proti VoIP spamu.

Všetci poznáme nechcené hovory. Ako spotrebitelia určite viete, že nie je nič otravnejšie ako viacnásobné prerušenie počas dňa. Ale presne to sa stáva väčšine ľudí a firiem v bežný deň. Nežiaduce hovory môžu uskutočňovať podvodníci alebo aj bezohľadných telemarketeri.

Znížte prerušenia

Najbežnejším dôvodom, prečo ľudia blokujú niektoré VoIP hovory – konkrétne nechcené – je odstránenie prerušenia. Ak máte obchodný tím alebo podporný tím, telefónne linky by nemali byť viazané na spamerov! Chcete, aby vás zákazníci mohli kontaktovať. Ak však značná časť vašich hovorov predstavuje spam, tak strácate čas všetkých.

Vaši zamestnanci nemôžu vykonávať svoju prácu. Zákazníci vás nemôžu kontaktovať pre podporu či pomoc. Vaši partneri vás nemôžu kontaktovať a dokončiť transakcie. Celkovo vzaté, je to neproduktívna úloha pre všetkých zúčastnených.

Zvýšte produktivitu

Nechcené hovory spôsobujú viac ako len stratený čas. Predpokladajme, že vaši zamestnanci boli uprostred dôležitej úlohy alebo stretnutia. Zavesenie nežiaduceho volajúceho trvá len niekoľko sekúnd alebo minút. Prerušenie však môže narušiť ich činnosť alebo koncentráciu. Predstavte si, že sa to stáva niekoľkokrát denne, každý jeden deň. Z dlhodobého hľadiska vás tieto prerušenia môžu stáť stratu produktivity. Čím väčšia je vaša spoločnosť, tým väčšia je strata.

Typy nechcených hovorov

Telemarketeri

Telemarketeri patria do skupiny spoločností, ktoré sa snažia predávať produkty a služby cez telefón. Sú odlišné od bežných spoločností, ktoré sa vás snažia kontaktovať. Prečo? Vo väčšine prípadov s vami telemarketing nemá predchádzajúce spojenie. Znamená to, že ste od nich nikdy nič nekúpili ani nepožiadali o informácie o produktoch.

Robo-hovory

Vďaka technológiám sa telemarketing stal efektívnejším. Namiesto toho, aby používali zamestnancov na tisíce hovorov, môžu teraz používať automatizované volacie systémy. Tieto systémy používajú zaznamenané správy namiesto skutočnej konverzácie. Niekedy vás požiadajú o stlačenie čísla, aby ste mohli byť zo zoznamu odstránení.

Podvody

Značnú časť nechcených hovorov tvoria podvody. Existujú rôzne typy podvodov na základe toho, čo od ľudí požadujú. Jedným z bežných podvodov je napríklad vydávať sa za banky alebo spoločnosti vydávajúce kreditné karty. Cieľom je, aby ste za niečo zaplatili imaginárne poplatky (napr. za oneskorenie platby alebo za spracovanie).

Podvod spočíva v tom, že používateľ dlhuje peniaze. Podvodník zvyčajne požaduje platbu vo forme predplatených darčekových kariet alebo prevodov peňazí, ktoré nemožno zistiť.

Niekedy chcú podvodníci informácie a nie peniaze. Chcú vaše prihlasovacie údaje, ako sú heslá alebo osobné/dôverné informácie, ako sú rodné čísla.

Obťažovanie

Tento typ netvorí značnú časť nechcených hovorov, ale napriek tomu ho tam radíme. Hovory zvyčajne bývajú osobné a zamerané proti niektorému zamestnancovi. Napríklad rozhnevaný bývalý partner môže opakovane volať počas pracovnej doby, aby „pokazil“ deň. Tento druh obťažovania predstavuje pre vašich zamestnancov emocionálny a psychický tlak. Môže to vážne ovplyvniť ich produktivitu a zhoršiť ich schopnosť vykonávať svoju prácu.

Anonymné hovory

Prvou reakciou môže byť zablokovanie anonymných hovorov. Aj keď to môže byť riešenie pre individuálneho používateľa, pre väčšinu firiem to nie je realizovateľná alternatíva. Čo keď vám zavolá zákazník alebo partner z čísla, ktoré váš systém nepozná? Riziko neodpovedania na legitímne hovory ďaleko prevyšuje stratený čas z nechcených hovorov. Čiže blokovanie anonymných hovorov nie je dobrým riešením.

Ako blokovať VoIP hovory?

ID volajúceho

Prvou obranou voči nechceným hovorom je identifikácia volajúceho. Je to vynikajúca voľba pre zamestnancov, ktorí so zákazníkmi pravidelne komunikujú (technická podpora atď.). Ak dostanete legitímne volanie na číslo, ktoré nepoznáte, je pravdepodobné, že zanechajú hlasovú správu. A môžete im kedykoľvek zavolať.

Bohužiaľ, existujú spôsoby, ako to obísť. Podvodníci môžu na vašej obrazovke zobraziť iné ID volajúceho, ako je číslo, z ktorého volajú. Mnoho ľudí prijíma takéto hovory, pretože vidia miestne smerové číslo alebo známe číslo.

Ako blokovať VoIP hovory na úrovni individuálneho užívateľa

Smartfóny

Ak vlastníte smartphone – iOS alebo Android – v rôznych aplikáciách existujú možnosti blokovania nechcených hovorov. Predvolené aplikácie na volanie a odosielanie správ na oboch platformách môžu blokovať aj konkrétne čísla. Môžu vás tiež upozorniť na možné podvody ešte predtým, ako odpoviete na hovor.

Funkcia „Blacklist“

Optimal Call tiež filtruje alebo blokuje nechcené hovory. Môžete použiť blacklist (čierny zoznam), aby ste sa uistili, že robo-hovory a spamové hovory neprechádzajú.

Ako blokovať VoIP hovory na úrovni firemných užívateľov

Ak máte VoIP telefóny, NoMoRoBo je skvelá voľba. Má bezplatné aj platené verzie na blokovanie robo-hovorov. Služba sa pokúsi identifikovať robo-hovory skenovaním čierneho zoznamu známych telefónnych čísel. Potom sa môžete rozhodnúť presmerovať hovor do hlasovej schránky alebo ho prijať. Môže sa tiež chrániť pred textovými správami.

Používajte IVR

Používanie systému IVR je dobrý spôsob blokovania VoIP hovorov. To platí najmä v prípade robo-hovorov, pretože si nedokážu vybrať z možností. Telemarketéri a podvodníci pravdepodobne tiež zavesia, pretože nechcú strácať čas.

Budúcnosť – Umelá inteligencia

Technológia založená na umelej inteligencii pravdepodobne v budúcnosti vyhrá boj proti spamovým hovorom. Mnoho softvérových spoločností už pracuje na spôsoboch identifikácie a presmerovania spamových hovorov. Môžu analyzovať hovory na základe pôvodu, vzorcov čísel a ďalších faktorov. Dovtedy by však mali postačovať metódy, ktoré máme dnes.

Povedomie používateľov a školenie

Ďalším spôsobom, ako obmedziť nechcené hovory a prerušenia, je informovanosť a školiť používateľov. Uistite sa, že vaši zamestnanci vedia, že nemajú odpovedať na hovory z neznámych čísel. Pokiaľ nepracujete v oddeleniach predaja alebo podpory, nie je dôvod, aby ste na takéto hovory odpovedali.

Nasledujúce tipy vám pomôžu riadiť nechcené hovory:

• Aj keď sa v správe zobrazí výzva, nestláčajte žiadne číslo, aby ste sa dostali z ich zoznamov. Potvrdíte tým iba to, že vaše číslo funguje.
• Nestrácajte čas rozprávaním s volajúcim ani ich nepresviedčajte, aby vám neskôr nezavolali. Najlepšie je vždy zavesiť.
• Ak viete, že ide o spamové hovory, zablokujte ich. Na spravovanie hovorov tiež používajte biele alebo čierne zoznamy.
• Neklikajte na nevyžiadané správy vo vašej e-mailovej alebo textovej schránke. Často sa používajú ako súčasť väčších podvodov na identifikáciu zamestnancov spoločnosti alebo organizácie.
• Nikdy neposkytujte citlivé informácie po telefóne, a to vrátane zákazníckych alebo finančných údajov, hesiel alebo dokonca e-mailových adries.
• Nezabudnite nahlásiť takéto hovory príslušnému oddeleniu alebo tímu. V prípade potreby môžu vždy podniknúť následné kroky.
• Používajte sociálne médiá zodpovedne a nezverejňujte pracovné čísla online. Čím menej ľudí pozná vaše číslo, tým bezpečnejšie to je.

Vedieť, ako blokovať VoIP hovory, vám môže pomôcť vyhnúť sa spamu a ľahko prežiť deň. Kontaktujte Optimal Call a získajte viac informácií o VoIP.

Pre podniky so široko rozptýlenou či medzinárodnou pracovnou silou alebo pre podniky, ktoré chcú pri organizovaní stretnutí, workshopov či seminárov znížiť cestovné náklady a poplatky za ubytovanie, sú konferenčné hovory rozumným a nákladovo efektívnym riešením. V súčasnosti mnoho firiem nemá na výber. Zamestnanci či partneri spolu musia komunikovať formou emailov, telefonických či video-konferenčných hovorov. Optimal Call ponúka skvelé možnosti, ako ostať v kontakte. Pre viac informácií o službách, kontaktujte naše obchodné oddelenie na tel. čísle 041 222 50 01 alebo 041 222 50 04.

Ako si môžete byť istí, že konferenčných hovorov vyťažíte maximum? Tu je niekoľko odporúčaní:

Vytvorte si program

Vytvorte program na stretnutie, ktorý bude obsahovať podrobné body diskusie a približné časové ohraničenie. Možno sa toho nebude presne držať, ale aspoň vám pomôže pri udržiavaní hovoru v časovom harmonograme a zníži sa tak pravdepodobnosť nadmerného predĺženia volania.

Šírte slovo

Vami vytvorený program šírte ďalej, aby sa dostal ku všetkým účastníkom konferencie. Vytlačte dokument pre pracovníkom na zdieľanom pracovisku či odošlite mailové správy vzdialeným kolegom. Ak ste súčasťou CPBX od Optimal Call, môžete všetkým jednoducho odoslať notifikácie.

Pripravte potrebný materiál

Pred konferenčným hovorom si vyhraďte nejaký čas a pripravte zápisníky, obrázky, zvuky, videá, jednoducho všetko potrebné k téme diskusie. Počas konferencie vám pomôžu a nebudete rozptyľovať konverzáciu hľadaním rôznych informácii.

Dajte si načas

Ako hostiteľ by ste sa mali prihlásiť do virtuálneho prostredia, čo najskôr, ako to pôjde. To vám zaistí čas na prípravu vybavenia a umožní vám vidieť pripájajúcich sa hostí. Ak ste delegátom konferencie, mali by ste sa snažiť pripojiť o niečo skôr (zvyčajne postačí päť až desať minút). Dajte si načas – no ak sa stane, že sa vám to nepodarí z akéhokoľvek dôvodu, snažte sa nevyrušiť priebeh diskusie a použite akékoľvek dostupné kanály, aby ste dohnali to, čo už bolo povedané.

Minimalizujte hluk a rozptýlenie

Zvoľte pokojné miesto pre uskutočnenie hovoru, aby ste neboli rozptyľovaní hlukom z vonku či inými podnetmi. Ideálne je, ak máte vyhradenú konferenčnú miestnosť. O kvalitný zvuk sa postarajú špičkové zariadenia, ktoré nájdete v našom e-shope.

Držte sa témy

Snažte sa udržať diskusiu pri zvolenej téme, držte sa vašej štruktúry.

Použite vhodnú technológiu

VoIP telefónny systém s funkciou Unified Communications (Zjednotená komunikácia) vám poskytujú prístup k tabuľkám, nástrojom na zdieľanie obrazovky, video-konferenciám a rôznym ďalším funkciám, ktoré vám pomôžu demonštrovať dôležité body a poskytnúť nástroje na diskusiu, otázky a spoluprácu. Vhodnú technológiu nájdete na našom e-shope. Stačí, keď kliknete sem a automaticky vás to presmeruje do nášho e-shopu.

Zapojte všetkých

Sledujte účastníkov, aby ste videli, kto je prítomný, kto prispieva a kto nie. Posielajte relevantné podnety a otázky delegátom, ktorí sa ešte neprihlásili, aby sa zapojili.

Robte si poznámky

Ako hostiteľ či účastník konferencie majte vždy poruke pero a papier alebo digitálny zápisník, aby ste si mohli zapisovať zaujímavé postrehy alebo veci, ktoré potrebujú objasnenie.

Vykonajte rekapituláciu

Ak chcete konferenčný hovor zavŕšiť, zrekapitulujte si hlavné body. Pomôže objasniť, čo sa práve povedalo, ale taktiež dohnať prípadným oneskorencom, čo zmeškali.

Záznamy pre budúce generácie

V rámci zákona o ochrane súkromia urobte záznam hovoru. Prepisy alebo podcasty sa môžu poslať online alebo e-mailom účastníkom a iným zainteresovaným stranám.

Pamätajte tiež, že konferenčné zariadenia nie sú len na prednášky a diskusie. Obchodní manažéri a pracovné skupiny ich môžu používať na zdieľanie informácií, oznamovanie a koordináciu projektov. Cloudová platforma VoIP od Optimal Call poskytuje nástroje a dostupnosť siete, ktoré sú na tento účel ideálne.

Ak vás konferenčné hovory zaujali a sa chcete o nich alebo o hosťovaných službách VoIP dozvedieť viac, obráťte sa na odborníkov Optimal Call.