VoIP v obchodnej komunikácii

Podniková hlasová komunikácia sa častokrát značne líši od skúseností spotrebiteľov. Väčšina jednotlivcov a domácností využíva pevné linky na uskutočňovanie a prijímanie hovorov, príležitostne na kontrolu voicemailov (hlasových správ) na ceste. Aj keď telefónni operátori môžu ponúknuť mnoho ďalších funkcií, málo ľudí vie, že existujú. Avšak nájdu sa aj takí, ktorí bežne využívajú VoIP služby a ich benefity. Faktom je, že nárast smartfónov výrazne znižuje potrebu pevných liniek v domácnostiach.

Táto situácia sa značne líši v podnikoch a firmách. Veľké časti obchodnej komunikácie sa presunuli do iných formátov a kanálov, ako sú e-mail, instant messaging (rýchle správy) a dokonca aj firemné sociálne siete. Pevné linky však aj naďalej ostávajú neoddeliteľnou súčasťou väčšiny organizácií. Malé firmy sa spoliehajú na prijímanie telefónnych objednávok. Veľké spoločnosti potrebujú poskytnúť rozsiahlu podporu zákazníkom.Hlasové volania sú skutočne kľúčovou súčasťou podniku.

Je to jedným z dôvodov, prečo organizácie investujú do kvalitných systémov, ktoré im môžu poskytnúť spoľahlivosť a flexibilitu. Dokonca aj niekoľko minút prestojov môžu viesť k výraznému poklesu tržieb prostredníctvom strateného predaja alebo zmlúv či poškodeniu imidžu značky. Výsledkom sú rozhnevaní a frustrovaní zákazníci. Žiaľ, technológia pevných liniek sa počas desaťročí vôbec nezmenila, až kým neprišla technológia VoIP.

VoIP zmení podnikovú komunikáciu k lepšiemu

Keď si ľudia zvyknú na nové technológie, začnú premýšľať, ako dokázali pracovať so staršími systémami. Napríklad, nikto si nedokáže predstaviť návrat do dní, kedy e-mail neexistoval. Podobná perspektíva je užitočná pri analýze toho, ako VoIP ovplyvnila obchodnú komunikáciu v poslednom desaťročí.

VoIP pomôže organizovať firemné náklady

Toto je prvý dopad na podniky po prechode na VoIP. Existuje celý rad faktorov, ktoré činia VoIP výrazne lacnejším ako sú tradičné hardverové systémy. Pozitívom sú nižšie sadzby pre miestne a medzinárodné hovory, bezplatné hovory medzi zamestnancami (aj keď sa nachádzajú na vzdialených miestach) alebo výrazné zníženie nákladov na energie.

Firmy nielenže dokážu znížiť svoje mesačné výdavky za hlasové služby, ale sú tiež schopné lepšie riadiť to, čo chcú a reálne potrebujú. Spoločnosti sa nemusia obávať nepredvídaných položiek v poplatkoch za hovory alebo platiť za vybavenie/funkcie, ktoré nepoužívajú. VoIP oslobodzuje podniky od toho, aby boli viazané na niekoľkoročné zmluvy, ktoré prinášajú viac výhod predávajúcemu ako klientom. Spoločnosť Optimal Call ponúka firmám neoceniteľné služby bez viazaností.

VoIP robí podnikovú komunikáciu efektívnejšou

Pre obchodné organizácie je „čas peniazmi“. Každý ďalší alebo zbytočný čas strávený pri nastavovaní, konfigurácii alebo odstraňovaní problémov s telefónnym systémom je skutočne stratený. Predpokladajme, že podnik trávi niekoľko hodín každý týždeň udržiavaním systému PBX, aby fungoval správne. To je čas, ktorý mohol byť vynaložený na obsluhu zákazníkov, optimalizáciu pracovných tokov, zabezpečenie nových predajov atď. V závislosti od veľkosti podniku sa môže premeniť na stovky alebo dokonca tisíce stratených eur za týždeň.

Okrem vyššie uvedeného aspektu musia podniky platiť mzdy zamestnancom, ktorí sú zodpovední za údržbu telefónneho systému. Ak organizácia môže znížiť počet ľudí potrebných na takéto rutinné úkony, prebytočný personál môže byť presunutý do iných rolí, ktoré predstavujú väčšiu hodnotu pre podnikanie.

VoIP systémy pomáhajú mnohými spôsobmi. Hostiteľské služby poskytované spoločnosťou Optimal Call eliminujú potrebu častého odstraňovania chýb. Požadované funkcie je možné pohodlne zapnúť alebo vypnúť pomocou prístupných webových panelov, dokonca aj používateľmi, ktorí nemajú žiadne technické znalosti. Manažéri dokážu lepšie kontrolovať prístup a pracovné postupy používateľov s cieľom optimalizovať produktivitu.

VoIP ponúka cenné obchodné funkcie pre digitálne prostredie

Väčšinu času 20. storočia boli podniky spokojné so službami a funkciami, ktoré im ponúkali tradiční operátori. Podnikové prostredie sa však v posledných dvoch desaťročiach výrazne zmenilo vďaka cloud computingu a smartfónom.

V tejto zmenenej krajine je ťažšie spravovať hlasovú komunikáciu, pretože pevné linky v plnej miere nevyužívajú vzdialené technológie. Telefónne ústredne naďalej existujú vo vlastnej oddelenej miestnosti a cenné údaje nie sú prenosné ani interoperabilné s inými podnikovými informačnými systémami. Podniky majú samostatný systém na správu telefónnych hovorov, druhý na poskytovanie videokonferencií a konferenčných hovorov a ďalšiu službu, ktorá poskytuje softvér CRM.

VoIP prináša hlasové hovory do digitálneho sveta prostredníctvom takých inovatívnych funkcií, ako je vizuálna hlasová schránka, digitálny fax, IVR, auto attendant atď. Záznam hovorov, skupiny volajúcich, presmerovanie hovorov a iné, môžu byť nastavené za pár minút pre jednotlivcov, skupiny alebo dokonca aj celú budovu. Zamestnanci už nie sú viazaní na konkrétne miesto alebo zariadenie. Zvládajú telefónnu komunikáciu odkiaľkoľvek a kedykoľvek. VoIP automaticky zvyšuje produktivitu používateľov a umožňuje efektívnejšie využívanie zdrojov. Organizácie trávia menej času riadením svojich telefónnych systémov a sú namiesto toho schopní sústrediť sa na iné hodnoty.

VoIP systém ešte nedosiahol zrelosť iných obchodných technológií a inovatívne funkcie sa nepretržite zavádzajú. Akonáhle sa to stane štandardom pre hlasovú komunikáciu, je pravdepodobné, že podniky v budúcnosti získajú ešte väčšiu hodnotu z VoIP systémov.