Zákaznícky servis je dôležitou konkurenčnou výhodou pre podnikanie. Dokonca aj v roku 2018 mnoho zákazníkov uprednostňuje kontaktovanie zákazníckej podpory prostredníctvom telefónov. Bez ohľadu na odvetvie, každá firma potrebuje špecifické systémy na spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich hovorov. VoIP telefónne systémy dosiahli významné úspechy pri plnení týchto potrieb. Nasadenie IVR systémov však môže priniesť zákaznícky servis na ešte vyššiu úroveň!

Systémy IVR umožňujú automatizovať smerovanie hovorov a ďalšie časti rutinných zákazníckych hovorov. Interactive Voice Response nie je len pre veľké korporácie, ale prospech z jeho využívania môžu získať aj malé podniky. Napriek rastúcim očakávaniam zákazníkov týkajúcich sa skúseností so službami, mnohí manažéri a konatelia organizácií naďalej prehliadajú potenciál IVR systémov.

Ako vám môže IVR pomôcť?

Významný trend v oblasti služieb zákazníkom je samoobsluha. Zriadené odvetvia ako bankovníctvo a letecké spoločnosti úspešne prijali samoobslužné modely v rôznych oblastiach. Sami môžete napríklad skontrolovať zostatok na vašom účte alebo sa prihlásiť na svoj let bez akéhokoľvek zásahu človeka. Tieto úlohy by však neboli možné bez IVR systémov.

Automatické rutiny/Banálne úlohy

Faktom je, že značná časť hovorov na zákaznícky servis nepotrebuje pracovníka, aby odpovedal. Prečo potrebujete osobu na vyhľadávanie dát, ako sú nevybavené účty alebo pracovné hodiny pre rôzne miesta? Takéto úlohy nevyžadujú schopnosť ľudských zamestnancov.

Služba IVR môže slúžiť zákazníkom, ktorí volajú do vašej spoločnosti, aby zistili triviálne informácie, ako sú otváracie hodiny, predajné programy alebo výpisy z účtu rýchlejšie, ako samotní pracovníci. To zase oslobodzuje vašich cenných zamestnancov na riešenie komplexnejších problémov so službami.

Uprednostňovanie prichádzajúcich hovorov

Nie je neobvyklé, že oddelenia služieb majú pracovníkov s rôznymi úrovňami skúseností a vedomostí. Niektoré spoločnosti dokonca majú špecifické tímy, ktoré sa zaoberajú zákazníkmi s vysokou hodnotou alebo slúžia obzvlášť veľkému obchodnému klientovi. Môžete použiť IVR na určenie, či volajúci potrebuje vyškoleného pracovníka na svoje problémy a podľa toho ho smerovať. Nemusíte prepájať volajúcich od človeka k človeku, pretože prvý pracovník nemá kompetencie na to, aby im pomohol. Nikdy nestratíte cenného klienta kvôli dlhým čakacím časom alebo zlej úrovni služieb!

Získajte spätnú väzbu od zákazníkov

Väčšina firiem používa IVR iba na prichádzajúce hovory. Avšak tieto systémy môžu zjednodušiť aj odchádzajúce hovory. Jedným z týchto spôsobov je zber spätnej väzby od zákazníkov prostredníctvom ankiet alebo prieskumov. Pre získanie spätnej väzby môžete osloviť aktuálnych, minulých aj potenciálnych klientov. Stačí ak implementujete skript IVR, pomocou ktorého získate informácie o vašich produktoch, službách či marketingových kampaniach. V skutočnosti, mnohí zákazníci budú úprimnejší so svojimi odpoveďami, keď sa nemusia obávať toto, že by niekomu zranili pocity na druhej strane telefónu.

Znížte cenu za minútu

Firmy utrácajú veľa peňazí a aj času na školenie pre pracovníkov v zákazníckom servise. Každá minúta, ktorú pracovník vynaloží na zhromažďovanie informácií alebo vykonávanie úloh, ktoré môžu byť automatizované, je strata času. Cenu za minútu servisného hovoru môžete znížiť pomocou IVR systému niekoľkými spôsobmi:

Napríklad IVR dokáže zvládnuť rutinné úlohy, čím sa znižuje počet hovorov, ktorými sa musia pracovníci zaoberať. Ďalej IVR môže zbierať informácie od zákazníkov, ako je typ problému, ktorý majú, alebo produkt, ktorý im robí problémy a smerovať ich ku kompetentnému zamestnancovi. Nakoniec systém môže pomôcť overiť totožnosť zákazníka tým, že požiada o číslo účtu, PIN alebo iné údaje.

Čo je na tom najlepšie? Všetko toto sa môže diať automaticky, zatiaľ čo vaši zamestnanci riešia väčšie problémy vašich klientov. Zamestnanec vstupuje do hovoru iba vtedy, ak je potrebný človek. Znamená to, že potrebujete menej pracovníkov na zlepšenie úrovne zákazníckeho servisu.

Vytvorte dobrý dojem

Zatiaľ čo si niektorí zákazníci môžu sťažovať, že systémy IVR sú neosobné, väčšina ľudí oceňuje takéto pohodlie. Okrem toho IVR systém vytvára profesionálny obraz. To môže byť cenný nástroj pre malé podniky, podnikateľov alebo butikové obchody, aby prežili v konkurenčnom prostredí.

IVR systémy nevyžadujú veľkú investíciu a poskytujú obrovské výhody. Prečo teda čakáte na nasadenie systému, ktorý môže pomôcť vašim zákazníkom s nízkymi nákladmi? Začnite používať IVR pre svoje podnikanie a sami zistite rozdiel!

Zaujíma vás, aké sú výhody cloud PBX (CPBX)? Od začiatku tohto desaťročia urobila VoIP technológia prechod od niečoho celkom nového k niečomu, čo je dnes úplne bežné. Existuje však stále veľa spoločností v rôznych častiach sveta, ktoré sa spoliehajú na analógovú telefónnu službu.

Skôr, než sa ponoríme do výhod, ktoré ponúka cloud PBX, stojí za to, pozrieť sa a pochopiť, čo to v skutočnosti znamená. Štandardná telefónna ústredňa (Private Branch Exchange) je pravdepodobne známa každej spoločnosti – ide v podstate o telefónny systém pre firmy s nastaveným počtom interných a externých liniek. Hovory medzi zamestnancami sú spracovávané na miestnych linkách a umožňujú používateľom zdieľať externé linky pre volajúce strany nachádzajúce sa mimo organizácie.

Cloud PBX – tiež známa ako hosťovaná VoIP alebo hosťovaná PBX – prináša PBX do moderného digitálneho veku. Všetky funkcie, ktoré poskytuje tradičný systém PBX, sú v prípade CPBX ponúkané ako služba cez internet od Optimal Call.

Je to celkom podobné tomu, ako firmy využívajú hosťované e-mailové služby alebo služby zálohovania / ukladania na cloud od externých poskytovateľov. Riziká, náklady a údržba súvisiaca s podnikovým telefónnym systémom prechádza na Optimal Call, vďaka čomu všetkým klientom odpadnú starosti.

Výhody CPBX

Nízkonákladové a pokročilé funkcie

Najväčším plusom hostiteľskej pobočkovej ústredne sú nízke náklady a dostupnosť pokročilých funkcií. Keďže sú funkcie PBX poskytované ako služba, nepotrebujú firmy žiadne zariadenie na nákup, inštaláciu alebo údržbu. Dokonca aj telefóny alebo mobilné telefóny používané zamestnancami si môže firma prenajať od Optimal Call, čo znamená, že nevyžadujú žiadnu kapitálovú investíciu. Je to výhoda pre malé podniky, ktoré si nemôžu dovoliť minúť tisíce eur, ale aj väčšie spoločnosti, ktoré potrebujú znížiť prevádzkové náklady.

Hovorí sa, že za málo peňazí veľa muziky nedostanete, v prípade VoIP to tak nie je. V skutočnosti cloud PBX ponúka viac funkcií, ako sa nachádza na tradičných systémoch PBX. Skupiny volajúcich, IVR, ACD fronty – to sú len niektoré z nich. Navyše klienti získajú voicemail, IP faxovanie atď. Taktiež budú mať zabezpečené to, že sa telefónne systémy pripoja k iným komunikačným sieťam na viacerých miestach, čo uľahčí zamestnancom prepínanie medzi ľubovoľnými kanálmi.

Flexibilita

V súčasnosti už nie je potrebné, aby zamestnanci sedeli na rovnakej stoličke alebo chodili do tej istej kancelárie počas celého týždňa. Niektorí používatelia môžu pracovať z domu, iní zase z akéhokoľvek miesta v kancelárii. Okrem toho telefónny systém musí rozširovať mnoho druhov zariadení od počítačov, stolových telefónov, mobilných telefónov a tabletov. Cloud PBX umožňuje užívateľom bezproblémovo prepínať medzi zariadeniami, miestami, komunikačnými kanálmi a médiami bez prerušenia ich pracovných postupov.

Zvýšiť alebo znížiť mieru

Hosťujúca VoIP technológia je tiež škálovateľná, či už potrebuje organizácia pridať 20 alebo dokonca 200 používateľov naraz. Spoločnosti nemusia platiť za nevyužité zdroje – či už ide o linky, čísla alebo miesta. Podniky, ktoré zaznamenávajú väčší nárast, nebudú mať problémy s rozšírením telefónneho systému. Naopak, organizácie, ktoré znižujú svoje objemy, nie sú viazané do zmlúv, ktoré ich nútia platiť za linky, ktoré už nepotrebujú. Táto flexibilita a škála možností už nie je luxusom vyhradeným pre najväčšie spoločnosti. Je to skôr nevyhnutnosť, ktorú prináša služba CPBX pre podniky, aby prežili v globalizovanom a mimoriadne konkurenčnom prostredí.

Spoľahlivosť a zálohovanie

Keďže systém PBX žije v cloude, organizácie sa nemusia starať o opravy alebo prestoje. Služba Cloud PBX je navrhnutá so zreteľom na redundanciu, čo znamená, že v prípade akýchkoľvek problémov s prvým systémom sa systém ľahko prepne na druhé miesto. V mnohých prípadoch nemusí organizácia ani vedieť, že sa niečo stalo. Rovnaký systém tiež zabezpečuje, že spoločnosť je chránená, aj keď je kancelária poškodená počas nejakej katastrofy.

Podnikateľské prostredie dnes nevyzerá tak, ako tomu bolo pred desiatimi rokmi, natož už v minulom storočí. Hoci sa mnohé obchodné procesy a pracovné postupy podstatne zmenili zavedením cloud computingu, mobilných zariadení a iných nových technológií, tradičné telefónne systémy sa nezmenili. Cloud PBX je vhodnejšia na to, ako v súčasnosti fungujú organizácie či zamestnanci a môže sa dobre prispôsobiť budúcim požiadavkám.

Svet VoIP je skutočne fascinujúci. Avšak pre niekoho môžu byť nové funkcie a celkové fungovanie IP PBX trochu mätúce. Ak chcete pomôcť tým, ktorí práve začínajú s VoIP technológiou alebo tým, ktorí narazili na nepoznaný pojem, ponúkame vám krátky prehľad najdôležitejších výrazov so stručným vysvetlením. Prinášame vám slovník VoIP telefónie.

I

Incoming Call – v preklade „Prichádzajúci hovor“: Externé volanie prijaté z vonkajšieho sveta v ústredni alebo telefóne.

Integrated Access Device – v preklade „Integrované prístupové zariadenie“: Zariadenie na mieste zákazníka, ktoré sa používa na konverziu digitálnych signálov späť na hlas. Zvyčajne sa používa v spojení s pripojením DSL.

Integrated Services for Digital Network (ISDN) – v preklade „Integrované služby pre digitálnu sieť“: Telekomunikačná norma vytvorená na výmenu analógovej telefónnej siete v polovici 90. rokov, integrujúca reč aj údaje na rovnakých komunikačných linkách.

Interactive Voice Response (IVR) – v preklade „Interaktívna hlasová reakcia“: Umožňuje počítaču komunikovať s ľuďmi pomocou rozpoznávania hlasu a zadávania tónov DTMF pomocou klávesnice telefónu. Umožňuje automatizovanú interakciu napr. medzi zákazníkmi a telefónnym systémom spoločnosti, a tým dokáže zjednodušiť správu hovorov a presmerovanie.

Internal Call – v preklade „Interný hovor“: Hovor medzi dvoma používateľmi, ktorí sú prihlásení do toho istého telefónneho systému, a preto nevyžaduje vytvorenie externého pripojenia.

Internet Protocol (IP) – v preklade „Internetový protokol“: Hlavný komunikačný protokol na poskytovanie dátových balíkov prostredníctvom internetu od zdroja až po cieľ na základe IP adries.

IP Adresa – Číselné označenie priradené každému zariadeniu pripojenému do siete, ktoré používa internetový protokol na komunikáciu. Umožňuje identifikovať a lokalizovať zariadenia v telekomunikačnej sieti, aby sa umožnil prenos dát.

Internet Protocol Private Branch Exchange (IPBX/IP PBX) – v preklade „Internetová protokolová pobočková ústredňa“: Telefónna ústredňa, ktorá je lokálne umiestnená v budove alebo oblasti. Hovory sú spravované a spracovávané v rámci siete IP, ako je lokálna sieť (LAN). Prístup do a z interných systémov IPBX a externých telefónnych sietí vrátane verejnej telefónnej siete (PSTN) je riadený sieťovým zariadením označovaným ako brána. Systémy IP PBX ponúkajú prenos hovorov, integráciu s PC, rýchlu voľbu, voicemail, ako aj súkromie a kontrolu svojich vlastníkov.

J

Jitter: Zaťažovanie dát sa zvyšuje alebo naopak znižuje a v takom prípade smerovače na internete môžu vytvárať trochu odlišné časy, ako jednotlivé pakety cestujú z jedného bodu do druhého. Táto odchýlka v čase je známa ako jitter.

Keď sa VoIP telefónia objavila prvýkrát na technologickej scéne, bola považovaná za hračku pre technicky zdatných ľudí. Jej využívanie sa pomaly zvyšovalo a explodovalo po 90-tych rokoch so zavedením širokopásmového internetu, ktorý bol oveľa rýchlejší ako predchádzajúce pomalé dial-up pripojenia.

Kvalita a spoľahlivosť VoIP volaní sa zlepšila až na úroveň, keď len málo ľudí vie rozoznať rozdiel medzi hovormi VoIP a PSTN. V tomto momente podnikatelia začali prijímať VoIP ako spôsob zníženia nákladov a možnosť využívať výhody pokročilých funkcií, ktoré VoIP ponúka. Dnes sa táto technológia stala predvoleným štandardom pre komunikáciu a v budúcom desaťročí nahradí PSTN.

Napriek popularite VoIP, niektorí ľudia stále majú nesprávne predstavy o tejto technológii. Napríklad niektorí vlastníci firiem si myslia, že VoIP je vhodná len pre veľké nadnárodné korporácie. Iní ľudia si myslia, že jej zavedenie si bude žiadať príliš veľa času a peňazí.

Pravdou je, že technológia VoIP ponúka flexibilitu a rozsah. To znamená, že sa môže prispôsobiť potrebám akéhokoľvek typu a veľkosti organizácie. Či už ide o jedného človeka, malý podnik s 15 zamestnancami alebo nadnárodnú spoločnosť s pobočkami v niekoľkých krajinách.

Hlasové volania pre osamelých pracovníkov

Mnoho ľudí dnes pracuje osamote, začína vlastné podnikanie alebo pracuje ako externí dodávatelia. Možnosť byť vaším vlastným šéfom sa stala atraktívnou v mnohých oblastiach vrátane dizajnu, kódovania, fotografie atď. Väčšina freelancerov však používa svoj mobilný telefón ako primárny prostriedok na komunikáciu s klientmi alebo obchodnými partnermi. Väčšinou majú pocit, že VoIP telefónia je buď príliš drahá alebo príliš komplikovaná vzhľadom na ich požiadavky.

Mobilné telefóny sú najobľúbenejšou voľbou pre podnikateľov. Smartfóny dokážu urobiť veľa vecí, ale stále neponúkajú žiadne špecifické obchodné funkcie, ktoré by boli vhodné pre podnikateľa alebo nezávislého pracovníka. Môžete napríklad podržať volajúceho, ale nemôžete mu prehrávať vlastnú hudbu. Volajúci môžu zanechať hlasovú správu, ale nemôžete nahrávať rôzne správy pre určité skupiny. Nemáte telefónne smerovanie, vizuálnu hlasovú poštu, digitálne faxovanie alebo inú základnú funkciu podniku.

VoIP pre podnikateľov, nezávislých a iných osamelých pracovníkov

Možno si myslíte, že startup jedného človeka je príliš malý na to, aby sa obťažoval využívaním IP pobočkovej ústredne. Ale pravdou je, že vlastníkovi firmy sa požiadavky budú líšiť od priemerného jednotlivca. Začatie s VoIP nemusí byť komplikované alebo časovo náročné. Hosťované pripojenie VoIP je najlepšou voľbou, ak budete pracovať sami. Optimal Call ponúka bezplatnú testovaciu verziu, aby ste tak mohli otestovať žiadanú službu bez akýchkoľvek záväzkov. Keďže vaša firma má len jedného zamestnanca – VÁS – môžete začať používať telefón hneď, ako sa zaregistrujete.

Čo môže VoIP pre vás urobiť?

Bez ohľadu na to, či ste startup alebo malý podnik, musíte pôsobiť profesionálne, keď vám niekto zavolá. Hostiteľské pripojenie VoIP to môže pre vás urobiť. Môžete prehrávať hudbu alebo nahranú hlášku s podrobnosťami (napríklad keď pracujete, kedy ste k dispozícii atď.) pre volajúcich. Väčšina ľudí podceňuje silu takýchto malých vecí, no pravdou je, že môžu mať vplyv, keď príde na podchytenie vášho ďalšieho klienta.

S VoIP už nie ste obmedzení na jedno číslo alebo zariadenie. Vaše číslo nie je spojené s jediným zariadením. Môžete prijímať hovory na ľubovoľnom telefóne, ktorý máte so sebou v danom čase. Klient nemusí vedieť, kedy ste doma, v kancelárii alebo na ceste. Volajú vždy rovnaké číslo, ale môžete naň odpovedať na mobilnom telefóne, tablete, notebooku alebo stolnom telefóne.

V súčasnosti audio a video hovory nahradzujú osobné stretnutia aj vo veľkých organizáciách. Pre freelancerov alebo podnikateľov sú tieto možnosti ešte atraktívnejšie. Skupinové hlasové alebo videohovory môžete vykonávať pomocou rovnakého hosťovaného čísla VoIP.

Nie je nič zlé na používaní smartfónu vo vašej firme, avšak VoIP prináša oveľa viac možností a benefitov. Tak prečo to nevyužiť? Pridajte sa k Optimal Call!

IP telefónia zabezpečuje plynulú komunikáciu

Ako pre právnika je pre váš úspech dôležitá efektívna konzultačná služba pre svojich klientov. Samozrejme, vaša kancelária by mala byť ľahko dostupná a komunikácia by mala byť bezproblémová. Po zmene z analógového a ISDN telefónu na VoIP sú všetky IP-linky prevládajúce. Budúcnosť komunikácie medzi právnikmi a ich klientmi spočíva v IP telefónii.

Moderná CPBX zabezpečuje jednoduché a kvalitné spravovanie hovorov pre právnické firmy. Nezáleží na tom, akú máte veľkú kanceláriu alebo pracujete ako freelancer: Pre malé či veľké firmy Optimal Call ponúka moderné komunikačné riešenia. Na rozdiel od neflexibilnej telefónnej ústredne z obdobia ISDN, IP telefóny sú ľahko prispôsobiteľné a zjednodušia váš pracovný tok s mnohými užitočnými novými funkciami.

Nastavte si priority s časovo a prioritne založeným spravovaním hovorov

Pomocou CPBX od Optimal Call môžete spravovať rôzne hlasové oznamy, ktoré informujú svojich klientov o pracovných hodinách, časoch konzultácii a sviatkoch. Všetky telefónne systémy pre právnické firmy tiež umožňujú presmerovanie a uprednostňovanie. Schopnosť pozastaviť svojich klientov, štruktúrovať ich do rôznych skupín hovorov a vizualizáciu v reálnom čase, vás nechá bez starosti, pričom nikdy nezmeškáte hovory od klientov. Webové rozhranie vám pomáha spravovať hovory priamo z počítača so systémom Windows, Mac alebo mobilných zariadení. Nikdy neprídete o rozhodujúci hovor pre vašu advokátsku kanceláriu.

Ešte viac, keď ide o úspešnú akvizíciu nových zákazníkov. Pevná mobilná integrácia a paralelné volania zabezpečujú, že ste kedykoľvek k dispozícii: napríklad môžete používať rôzne zariadenia pod jedným číslom, takže keď prichádza hovor, zazvonia viaceré zariadenia a môžete sa na mieste rozhodnúť, ktorý z nich zdvihnete. Ďalšie funkcie, napríklad presmerovanie hovorov na mobilný telefón, zjednoduší podporu zákazníkov medzi stretnutiami. Ste na ceste na schôdzku? Prichádzajúce hovory môžete zdvihnúť na vašom mobilnom telefóne alebo ich presmerovať priamo na e-mail vo forme hlasových správ.

Flexibilita prostredníctvom DECT telefónov

Takáto vysoká úroveň flexibility je možná prostredníctvom štandardu DECT, ktorý je teraz kompatibilný so základňovými stanicami IP. Týmto spôsobom môžete pokračovať v používaní bezdrôtového prenosného slúchadla, ktorý je integrovaný do vášho pracovného toku, avšak v kombinácii so všetkými výhodami IP telefónie.

Hot Desking umožňuje jednoduchú rotáciu vašich špecialistov, zamestnancov a sekretárok bez obmedzenia a to všetko pri použití rovnakého čísla.

Elegantným riešením na rôznych miestach v rámci jednej spoločnosti je prepojenie vašich telefónnych systémov. Prináša zamestnancov k sebe, bez ohľadu na vzdialenosť medzi nimi a vaša firma sa javí ako jednička.

Optimal Call kombinuje jednoduché používanie vášho telefónneho systému s mnohými užitočnými funkciami a prvotriednou podporou. Komplexné riadenie hovorov vám umožňuje zjednodušiť pracovný tok vašej kancelárie a ponúknuť svojim klientom výnimočné služby. Neváhajte a pridajte sa k nám!

Na dnešnom čoraz viac preplnenom trhu sa firmy snažia odlíšiť od zvyšku konkurencie. Ak si myslíte, že cena alebo marketing je rozhodujúcim faktorom, tak sa mýlite. Väčšina odborníkov z oblasti priemyslu predpokladá, že služby pre zákazníkov sú najdôležitejším aspektom pre spoločnosti.

Zákaznícky servis je taký dôležitý, že väčšina firiem plytvá množstvo času a peňazí na zlepšenie dojmov svojich klientov. Každý vie, že zákazník, ktorý má zlú skúsenosť s firmou o tom bude šíriť informácie v kruhu priateľov či rodiny. V súčasnosti však môže nepríjemné skúsenosti zverejniť priamo na celý internet – alebo aspoň na jeho podstatnú časť!

Prečo je zákaznícky servis dôležitý?

Vďaka technológiám majú zákazníci možnosť výberu značky takmer vo všetkých kategóriách produktov alebo služieb, na ktoré pomyslia. Každá spoločnosť sa usiluje o súlad s konkurenciou z hľadiska ceny a kvality produktu. Existuje niekoľko kľúčových vecí, ktoré podnik nemôže úspešne replikovať a jednou z nich je práve zákaznícky servis. Spoločnosť sa dokáže prispôsobiť iným firmám na trhu a vytvoriť produkt, ktorý zodpovedá funkciám vedúcej značky a dokonca ju dokážu poraziť z hľadiska ceny. Avšak replikácia spokojnosti zákazníkov vôbec nie je jednoduchá.

Ako vám môže VoIP pomôcť?

Ak premýšľate nad tým, aké je spojenie medzi VoIP a zákazníckym servisom, zamyslite sa viac. Hlasové hovory naďalej dominujú v oblasti zákazníckych služieb ako preferovaná metóda pre spotrebiteľov v interakcii so spoločnosťami. Mnoho firiem má webové stránky, live chaty, sociálne mediálne kanály atď. Napriek všetkému by väčšina ľudí dala prednosť komunikácii s osobou ako chatbot alebo interakcii s IVR systémom.

Znamená to, že váš telefónny systém môže prelomiť skúsenosti väčšine vašich klientov. Existujú určité veci, ktoré spotrebitelia považujú za samozrejmosť, keď volajú na zákaznícky servis. Očakávajú, že niekto bude môcť odpovedať na ich otázky. Klientom sa nepáči, keď musia byť podržaný na linke, zatiaľ čo špecialista klientskeho servisu hľadá riešenie. Málokto má strpenie na prepájanie medzi niekoľkými oddeleniami, kedy sa snažia dostať ku kompetentnej osobe, ktorá im môže pomôcť.

Pred niekoľkými rokmi si mohli iba veľké organizácie dovoliť špecializované call centrá a profesionálne systémy podnikových telefónov, ktoré poskytovali ohromujúci zákaznícky servis. V súčasnosti už tomu tak nie je. S VoIP technológiou sú všetky tieto funkcie k dispozícii aj pre najmenšiu firmu. Čo ak ste malá spoločnosť s desiatkami zamestnancov? VoIP vám zlepší imidž a môžete vyzerať ako veľká spoločnosť. Rozbiehate novú firmu v alternatívnych priestoroch? VoIP telefóny vyzerajú profesionálne v očiach vašich klientov. Predstavte si, že budete mať prístup ku sofistikovaným funkciám, ako sú fronty ACD, virtuálne recepčné, kancelárske adresáre atď. To všetko je vám k dispozícii za zlomok ceny tradičného telefónneho systému!

Nastavte sa na VoIP

VoIP telefónne systémy vám môžu pomôcť dostať spokojnosť zákazníkov na úplne novú úroveň. Auto attendant (automatické odpovedanie) je absolútnou nevyhnutnosťou pre väčšinu firiem. Títo virtuálni recepční môžu priamo telefonovať, odpovedať na jednoduché otázky a uistiť sa, že sa každý volajúci dostane ku správnemu človeku. VoIP systémy sa veľmi dobre integrujú s inými nástrojmi podnikovej triedy, ako sú aplikácie CRM. Prineste svoje oddelenia predaja a služieb bližšie – a tým ešte viac zvýšte kvalitu zákazníckeho servisu pomocou VoIP.

Funkcie, ako tlačidlá na kliknutie pre volanie na webových stránkach, sa rýchlo stávajú nepostrádateľnými. Zostaňte jeden krok pred konkurenciou a očakávaniami zákazníkov prechodom na VoIP ešte dnes! Pridajte sa k Optimal Call!

Svet VoIP je skutočne fascinujúci. Avšak pre niekoho môžu byť nové funkcie a celkové fungovanie IP PBX trochu mätúce. Ak chcete pomôcť tým, ktorí práve začínajú s VoIP technológiou alebo tým, ktorí narazili na nepoznaný pojem, ponúkame vám krátky prehľad najdôležitejších výrazov so stručným vysvetlením.

E

Echo Cancellation – v preklade „Zrušenie ozveny“: Algoritmus, ktorý sa môže implementovať do hardvéru alebo softvéru, ktorý zabezpečuje, že ozveny sú potlačené počas prenosu zvuku cez telefónnu linku. Zrušenie ozveny je proces eliminácie ozveny z hlasovej komunikácie, aby sa zlepšila kvalita hovoru. Je to nevyhnutné, pretože techniky kompresie reči a oneskorenia spracovania paketov vytvárajú echo. Existujú dva typy – akustické ozveny a hybridné ozveny. Zrušenie ozveny zlepšuje kvalitu hlasu vo VoIP volaniach a tiež znižuje požadovanú šírku pásma kvôli technikám potlačenia ticha.

Error Correction Mode (ECM) – v preklade „Mód korekcie chýb“: Používa sa spolu s pamäťou na ukladanie faxov. ECM umožňuje prijímajúcemu faxovému zariadeniu požiadať o retransmisiu stránky, na ktorej boli v rámcoch tejto stránky zistené nejaké chyby. Ak prijímajúce faxové zariadenie nedokáže prijať chybovú stránku, prenos faxu môže zlyhať a faxové pripojenie sa ukončí. V sieťach s určitou stratou paketov bežné vysielanie faxových prenosov zlyhá, keď je modul ECM povolený kvôli nízkej tolerancii umožňujúcej akékoľvek straty paketov.

Ethernet – Internetový systém za lokálnou sieťou (LAN), ktorý prenáša dátové pakety podľa rôznych protokolov v rámci súkromnej siete a odkazuje na priemyselný štandard IEEE 802.3. Prenosové rýchlosti siete Ethernet sa merajú v bitoch za sekundu (Bps) a rýchlosti sa pohybujú z Mbps na Gbps pomocou technológie z optických vlákien.

Externý hovor – Všeobecný pojem pre prichádzajúce aj odchádzajúce hovory medzi dialógovými partnermi z vonkajšej strany vlastnej siete.

F

Fax – Analógový prenos dokumentov ako obrázkov cez telefónne siete.

Foreign Exchange Office (FXO) – Analógové rozhranie na pripojenie k telefónnym systémom alebo poskytovateľom.

Foreign Exchange Station (FXS) – Analógové rozhranie na pripojenie k zariadeniam, ako sú telefóny alebo fax.

Forwarding – v preklade „Presmerovanie“: Umožňuje presmerovať hovory z jedného telefónu na druhý bez toho, aby ste museli najprv hovor prijať.

G

Gateway – v preklade „Brána“: Elektronické zariadenie, ktoré dokáže prepojiť rôzne sieťové technológie.

Gateway vo VoIP systémoch – Systémy Voice over Internet Protocol (VoIP) používajú brány na konverziu hlasových hovorov a faxových správ prijatých z verejnej telefónnej siete (PSTN), takže môžu byť odosielané ako digitálne pakety cez sieť IP.

Gigaset – Výrobca telefónov DECT a VoIP v Düsseldorfe v Nemecku.

GR-909 Test – Sada elektrických testov štandardizovaných pre priemysel VoIP a testovanie takých problémov, ako je napríklad nežiaduce napätie na telefónnych linkách. Niektoré smerovače VoIP obsahujú test GR-909 vo svojich diagnostických nástrojoch.

H

Handset – Časť telefónu, ktorá obsahuje mikrofón aj slúchadlá.

Headset – Kombinácia slúchadiel a mikrofónu, dá sa pripojiť k telefónu alebo k počítaču a komunikovať prostredníctvom softvéru.

Hold – v preklade „Podržanie“: Ak je dialógový partner podržaný, zvuková prípojka sa preruší. Čakajúci partner v dialógu môže počúvať hudbu, kým sa neprenesie alebo nenavráti späť do rozhovoru.

Hunt Groups – v preklade „Skupiny pre vyzváňanie“: Logické prepojenie viacerých telefónnych zariadení. Ak sa vytočí číslo pre hunt group, všetky telefóny patriace do tejto skupiny začnú zvoniť jeden po druhom v preddefinovanom poradí, kým nie je hovor zdvihnutý alebo volajúci nezloží.

Prechod na VoIP je rozumným riešením pre firmy na viacerých frontoch. Získate výhody, ktoré nie sú k dispozícii pri využívaní bežných systémov založených na PSTN. Dokonca aj staršie funkcie, ktoré sú využívané už nejaký čas – napríklad hlasová schránka – sa implementujú lepším spôsobom. Organizácie, ktoré inovujú na VoIP, vykazujú nižšie náklady, zvýšia produktivitu a výrazne ušetria čas v určitých procesoch.

Ďalšou výhodou VoIP systémov je, že sú oveľa jednoduchšie na spravovanie ako sú analógové ústredne. Systémy založené na SIP vyžadujú praktické riadenie, no hosťované VoIP nevyžaduje takmer žiadne. Niet divu, že osvojenie si hostiteľskej VoIP technológie ročne rastie zúrivým tempom…

Čo potrebuje vedieť váš IT tím?

Spoločnosti sú oboznámené s konfiguráciou, nastavením a údržbou, ktorú vyžadujú systémy PBX. S prepnutím na službu VoIP už nepotrebujete odborníkov na telefonovanie ani celé oddelenie, ktoré by spravovalo telefóny. VoIP prináša hlasovú komunikáciu do dátovej siete a rovnakú manipuláciu so všetkými ostatnými typmi médií (texty, dokumenty, videá, obrázky atď.) Teraz je váš IT tím zodpovedný aj za telefóny. Tak aké školenie potrebuje pre začiatok?

Dôležitá vec, ktorú si treba zapamätať je, že ak využívate službu VoIP založenej na cloude, tak sa provider postará o jej údržbu a správu. Nemusíte sa obávať inovácie hardvéru alebo softvérových licencií. Pre vás neexistuje žiadne vybavenie na údržbu a opravy. Existujú však aj niektoré aspekty telefónneho systému, ktoré musí váš IT tím spravovať. Zahŕňa to napríklad nastavenie telefónov, konfiguráciu nastavení QoS, riešenie problémov s internetom alebo sieťovým vybavením.

Počiatočné nastavenie VoIP telefónov

Technológia VoIP je flexibilná, čo znamená, že na uskutočňovanie hovorov môžete používať rôzne typy hardvéru alebo aj softvéru. Vaši zamestnanci môžu používať rôzne mobilné aplikácie, aby mohli uskutočňovať obchodné hovory aj zo súkromných telefónov. Softvérové aplikácie poskytujú rovnakú funkčnosť, ako majú stolné či bezdrôtové telefóny v kancelárii i mimo nej. Samozrejme, Optimal Call poskytuje širokú škálu VoIP telefónov, ktoré si môžete zakúpiť a nainštalovať na každý pracovný stôl.

IP stolné telefóny musia byť nakonfigurované tak, aby spolupracovali s hostiteľským VoIP plánom. V závislosti od veľkosti organizácie to môže byť zdĺhavá úloha. Predstavte si, že máte tisíc zamestnancov a potrebujete nastaviť VoIP telefóny pre všetkých v rámci organizácie… Ale ako sa hovorí, všetko sa dá, keď je vôľa!

Auto provisioning

Auto provisioning je skvelá funkcia, dostupná vo väčšine VoIP systémoch. Odstráni potrebu manuálnej konfigurácie IT tímom. Vaši IT zamestnanci nemusia nastavovať každý telefón, ktorý využívate v kancelárii. Pokiaľ si zakúpite hardverové zariadenia od Optimal Call, budú kompatibilné so sieťou a automatické poskytovanie služieb bude fungovať. Avšak, ak si zakúpite telefóny od iného predajcu, riskujete tým, že systémy nebudú kompatibilné.

Auto provisioning znamená, že na nasadenie telefónov používate softvérovú metódu. Celý proces je automatizovaný a rýchly. Keď je VoIP telefón pripojený do siete, okamžite sa skontaktuje so serverom, ktorý má potrebné konfiguračné nastavenia. Váš IT tím nemusí manuálne nasadiť každé fyzické zariadenie v budove.

Existujú aj ďalšie výhody Auto provisioningu. Môžete ho použiť na nasadenie určitých funkcií iba na konkrétnych telefónoch. Napríklad môžete požadovať, aby zákaznícke oddelenie získalo prístup k pokročilým funkciám správy hovorov, ako je napríklad smerovanie hovorov a fronty ACD. No ostatní zamestnanci ich zaiste nepotrebujú. Auto provisioning umožňuje, aby všetky telefóny v konkrétnom oddelení získali špecifické funkcie bez manuálneho zásahu.

Základný proces uskutočňovania hovorov sa pri IP telefónoch výrazne nemení. Niektorí vaši zamestnanci však môžu potrebovať návod, ako nastaviť a používať pokročilé funkcie, ktoré máte k dispozícii. V takomto prípade sa môžu obrátiť na našich špecialistov a IT technikov, ktorí vám radi pomôžu.

Tak to tu máte. Váš IT tím pravdepodobne nepotrebuje školenie v oblasti programovania VoIP telefónov. Avšak investovanie do niekoľkých tréningov a seminárov môže pomôcť každému pri prechode na inú technológiu. V prípade potreby vám v Optimal Call takéto školenie radi zabezpečíme.

VoIP je jednou z najnovších technológií, ktorá vytvára rozruch v podnikateľskom svete spolu s cloudovou technológiou. Spoločnosti modernizujú zastaralé telefónne systémy na VoIP systémy v húfoch a možno sa pýtate, čo je to za „humbuk“? Urobte si chvíľu a pochopíte, čo je VoIP.

Čo je VoIP?

Po prvé, VoIP nie je jediný kúsok softvéru alebo hardvéru. Vzťahuje sa na celý rad protokolov, štandardov a služieb, ktoré môžu pomôcť zlepšiť vašu obchodnú komunikáciu.

Zvyčajne sa hlasové volania prenášajú cez medené drôty vedené medzi užívateľmi. Medená sieť sa nazýva PSTN alebo POTS (obyčajný starý telefónny systém) a slúži ľuďom už viac ako sto rokov. Avšak už je zastaralá a analógový systém sa časom moc nezmenil. Bohužiaľ je to mimo sveta používateľov, ktorí dávajú prednosť e-mailom, okamžitému zasielaniu správ a textovej komunikácii.

To je správny čas na nástup VoIP. Umožňuje nám smerovať hlasové hovory cez internet namiesto toho, aby sme potrebovali špeciálne medené káble. Je oveľa modernejšie než PSTN a prináša hlasové volania v súlade s inými technológiami 21. storočia.

Čo je Hosted VoIP?

VoIP službu môžete do svojej spoločnosti zabezpečiť pomocou hostiteľskej služby od Optimal Call.

Optimal Call poskytuje hostiteľské služby VoIP prostredníctvom internetového pripojenia. Nemusíte udržiavať hardvér a starať sa o aktualizácie softvéru. Optimal Call sa postará o všetko za vás.

Ako môže VoIP pomôcť vášmu predajnému tímu?

VoIP môže pomôcť každému oddeleniu podniku, či ide o obchodné oddelenie, skupiny zákazníckych služieb alebo interné projektové tímy. Všetci obchodní používatelia a zamestnanci sú do určitej miery odkázaní na telefonovanie. Niektorí využívajú telefonickú komunikáciu viac, niektorí zase menej. Samotné hlasové volania sú však pre každú spoločnosť dôležité.

Čo môže VoIP urobiť pre váš predajný tím, čo však nedokáže váš súčasný telefónny systém?

VoIP poskytuje nezávislosť polohy

Jednou z najväčších nevýhod PSTN je, že telefóny sú obmedzené na jednu lokáciu. Nemôžete vziať svoju pevnú linku a telefonovať v pohybe po kancelárii. Ak ste mimo svojho pracovného stola, potenciálni zákazníci vás nemôžu kontaktovať. Aj keď máte viacero zariadení – napríklad pevnú linku a mobilný telefón – ľudia, ktorí sa vás snažia kontaktovať by mali vedieť, kde sa nachádzate a zavolať tak správne zariadenie.

VoIP vás zbaví všetkých obmedzení. Používatelia môžu uskutočňovať a prijímať hovory odkiaľkoľvek. Vaši obchodní zástupcovia môžu byť na služobnej ceste alebo jednoducho mimo kanceláriu, ale ich zákazníci sa im bez problémov dovolajú . Obchodníci si môžu zvoliť, na ktoré zariadenie budú prijímať hovory, v závislosti od času, dňa alebo od toho, ktoré zariadenie je pri nich najbližšie.

Cestujete na konferenciu? Obráťte sa na zákazníkov z hotelovej izby pomocou akéhokoľvek mobilného zariadenia. Mobilný telefón má nízku kapacitu batérie? Uskutočnite hovor na svojom počítači. Len si predstavte, ako efektívnejší môžu byť vaši predajcovia s takouto flexibilitou!

VoIP integruje s podnikovými systémami

Predajné tímy obvykle používajú niekoľko typov softvéru na sledovanie a plánovanie svojej práce. VoIP systémy sa integrujú s inými obchodnými softvérmi veľmi jednoducho. Napríklad Salesforce je populárna služba CRM, ktorú používajú mnohé organizácie. VoIP môžete integrovať, aby ste mohli zdieľať dáta medzi týmito dvoma systémami.

VoIP umožňuje jednoduché rozšírené funkcie

Kedy ste naposledy použili konferenčný hovor pre vaše tímy? Snažia sa vaši zamestnanci vyhnúť používaniu hlasovej schránky, pretože načítanie správ trvá príliš dlho? VoIP umožňuje všetky tieto funkcie prístupnejšie pre svojich používateľov. Vaši predajcovia môžu dostávať hlasové správy priamo do svojej emailovej schránky. Nikdy sa tak nestane, že zabudnú na zákazníka. Celý tím má prístup do skupinovej schránky, aby sa vaši zákazníci vždy mohli obrátiť na niekoho, kto im pomôže. A to je len niekoľko benefitov, ktoré vám VoIP ponúka. Inovujte na VoIP a uvidíte, aký rozdiel to prinesie vašim predajným tímom!

Sťahovanie môže byť stresujúcim zážitkom pre mnoho ľudí. Existuje toľko vecí, ktoré treba zvážiť, ako napríklad presmerovanie pošty na novú adresu. Presťahovanie vašej kancelárie je pre podnikanie ešte zložitejšou situáciou, najmä ak ste už niekoľko rokov pôsobili na rovnakom mieste. Musíte presunúť ľudí, nástroje, vybavenie, pomôcky a mnoho iných vecí. V závislosti od veľkosti vašej spoločnosti, dokončenie môže trvať až niekoľko týždňov.

Teraz si predstavte, že sa snažíte inovovať na novú technológiu a súčasne presúvať svoju firmu na nové miesto. Oba kroky sú obrovské projekty sami o sebe, prečo ich teda uskutočňovať súčasne? V skutočnosti, sťahovanie môže byť celkom jednoduché, ak prejdete na VoIP. Pokračujte v čítaní a zistite prečo.

Aktualizácia na VoIP pri presúvaní kancelárie

Prechod na VoIP uprostred sťahovania kancelárií poskytuje príležitosť vidieť jednu z kľúčových výhod technológie v akcii. Na rozdiel od konvenčných telefónov nie sú VoIP čísla viazané na reálne miesto. V skutočnosti sú viazané na používateľa alebo používateľský účet. Ak sa presťahujete do novej lokality, jednoducho prídete so svojimi zariadeniami a zapojíte ich tam. Nepotrebujete žiadať operátora o presun alebo čakať na dokončenie kabeláže.

Mobilita a flexibilita pracovných síl

Prechod na VoIP uprostred premiestňovanie môže tiež poskytnúť flexibilitu pracovnej sile. Môžete dočasne priradiť čísla skupine a potom ich znova priradiť niekomu inému. Nemusíte sa obávať, odkiaľ tím alebo osoba pracuje. Používateľ môže byť dnes v jednej kancelárii a zajtra sa presťahovať do novej kancelárie. Nezáleží na tom kde sa nachádza a stále dokáže uskutočňovať a prijímať hovory.

Bezplatné interné hovory

Veľký projekt, napríklad presídľovanie kancelárie, si vyžaduje efektívnu komunikáciu. VoIP umožňuje viesť všetky vaše interné hovory zadarmo. Stačí len využívať Cloud PBX. Akýkoľvek hovor uskutočnený medzi zamestnancami v rámci ústredne, bez ohľadu na ich lokáciu, je bezplatný. Nemusíte sa znepokojovať nad rozpočtom alebo prekročením mesačných limitov. Povzbuďte zamestnancov, aby zdvihli telefón a zavolali svojim kolegom, či už sa nachádzajú v starých alebo nových priestoroch kancelárie.

Ďalšie benefity VoIP

Sťahovanie nemusí byť zrovna najlepší čas na objavovanie funkcií vášho nového telefónneho systému. Ale určite to stojí za to. Napríklad hlasová správy môžu pomôcť vašim zamestnancom udržiavať krok s klientmi, aj keď sú mimo kanceláriu. K správam majú prístup prostredníctvom e-mailovej schránky a nemusia pravidelne kontrolovať nové správy v hlasovej schránke.

Vaši pracovníci môžu používať firemné zariadenia alebo súkromné mobilné telefóny pre kancelárske hovory s ich VoIP číslom. Používatelia dokonca môžu nastaviť svoje čísla tak, aby mohli prijímať hovory na najbližšom zariadení. Alebo nechajú svoje telefóny zvoniť v sekvencii – prvý deskphone, potom mobilný telefón, potom telefón kolegu – pred presmerovaním volajúceho do hlasovej schránky. Nikdy tak nepremeškáte dôležité hovory pri zmätku zo sťahovania.

VoIP prestavuje základy hlasových volaní. Zatiaľ čo skúsenosti používateľov zostávajú prevažne nezmenené, základná technológia je výsledkom desaťročných inovácií a zmien. VoIP prináša telefóny do 21. storočia spolu s e-mailom alebo správami. Tak urobte skok a zažite všetky výhody aj vy! Pridajte sa k Optimal Call!