5 tipov, ako spojiť virtuálne tímy

Moderná kancelária sa líši od podoby, ktorú mala pred dekádou. Pred vznikom mobilov a cloudového computingu sa ľudia každé ráno zobudili a išli do kancelárie každý jeden pracovný deň. Kolegovia a členovia projektových tímov sedeli vedľa seba a boli si stále na očiach. Každý prichádzal do práce o 9 a odchádzal o 17. Moc nezáležalo na tom, v akom odvetví organizácia pôsobila, alebo v ktorej konkrétne spoločnosti ľudia pracovali. Väčšina kancelárii vyzerala aj fungovala rovnako.

Rýchly posun vpred do súčasnosti a pracoviská sa dramaticky zmenili. Technológie práce na diaľku zmenili vnímanie toho, ako by mala vyzerať kancelária. Diaľkové pracovné, telekomunikačné a virtuálne tímy sú dnes na dennom poriadku. Váš kolega môže sedieť doma alebo v kaviarni na druhej strane sveta. Tímy sú roztrúsené po viacerých kanceláriách v rôznych krajinách. V súčasnosti žiadne dve kancelárie nevyzerajú rovnako, aj keď patria do rovnakej firmy.

Ako teda efektívne pracovať, keď členovia tímu už ďalej nesedia okolo toho istého stola? Koniec koncov, komunikácia je nevyhnutnou súčasťou každého obchodného procesu, úloh alebo projektu. Čo sa stane, keď už nebude možná komunikácia tvárou v tvár? Predkladáme vám návod, ako zabezpečiť, aby vaše tímy stále fungovali efektívne, aj keď nie sú v tej istej kancelárii.

Telefonujte zadarmo

Jednou z najväčších prekážok komunikácie sú náklady. Pri tradičných telefónnych linkách ste si museli robiť starosti s mesačnými účtami a rozpočtom. Poskytovateľ vám účtoval poplatky za každý hovor. Nezáležalo na tom, či volajúci sedeli na rovnakom poschodí alebo v rôznych štátoch.

Cloudová telefónna ústredňa a VoIP umožňujú tieto hovory zadarmo. Nejde iba o hovory v tej istej budove. Akýkoľvek interný hovor (uskutočnený jedným zamestnancom druhému) je zadarmo. Toto funguje naozaj skvele pre virtuálne tímy, ktoré sa môžu „rozliezať“ po celom svete. To znamená, že nikto nebude váhať zdvihnúť telefón, pretože nemusí odôvodňovať náklady šéfovi.

Používajte skupinové audio/video hovory

Video-konferenčný softvér nie je novinkou. Niektoré podniky ho používajú už roky. Väčšina riešení VoIP dnes ponúka skupinové hovory so zvukom a/alebo videom. Nepotrebujete na to žiadne špeciálne aplikácie. Skupinový zvukový alebo video-hovor je rovnako jednoduchý ako bežný individuálny hovor. Počet volajúcich na akékoľvek stretnutie závisí iba od vášho hardvéru a dostupnej šírky pásma. Povzbudzujte svoje tímy, aby mali virtuálne stretnutia tak často, ako je potrebné. Nikto sa nemusí cítiť odrezaný od svojich kolegov, aj keď nezdieľajú kancelárske priestory.

Nastavte funkcie prítomnosti

Informácie o prítomnosti sú jednou z nedostatočne využívaných funkcií VoIP. Virtuálne tímy majú často problémy s komunikáciou, pretože nevedia, či je druhá osoba zaneprázdnená alebo nie. Nikdy neviete, či váš hovor prerušuje niečo dôležité, pretože ich nemôžete vidieť. Funkcia prítomnosti umožňuje členom virtuálnych tímov signalizovať, že sú k dispozícii na hovor alebo schôdzku. Môžete dokonca presmerovať hovory na kolegu alebo hlasovú schránku v konkrétnych hodinách.

Nechajte zamestnancov uskutočňovať hovory odkiaľkoľvek

Virtuálne tímy sa musia vysporiadať s konfliktnými časovými pásmami a rôznymi pracovnými hodinami. Schôdze bývajú odkladané alebo rušené, ak sa niekoľko členov nemôže pripojiť v stanovenom čase. VoIP vám umožňuje integrovať mobilné zariadenia a počítače do vašej hlasovej siete. Zamestnanci sa môžu spojiť hovormi zo svojich tabletov alebo notebookov bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Ak niektorí účastníci nemajú obrazovku na video-hovory, môžu použiť iba zvuk. Môžete dokonca nahrávať hovory, ktoré si môžu tímy neskôr prehrať. Už nezabudnete na dôležité informácie, ktoré boli povedané na stretnutí pred 2 týždňami.

Integrujte volanie s ostatnými systémami

Hosťované VoIP je digitálna platforma, čo znamená, že sa dá ľahko integrovať s iným podnikovými softvérmi, ako sú CRM alebo ERP systémy. Môžete spojiť digitálne faxovanie, vizuálnu hlasovú schránku a video-konferencie na jednom mieste. Hlavným cieľom je umožniť zamestnancom čo najjednoduchšie osloviť členov tímu a zdieľať údaje.
Sledujte zvýšenie produktivity pri spolupráci a komunikácii vašich zamestnancov, akoby sedeli hneď vedľa seba. Vďaka tipom od Optimal Call pomôžte virtuálnym tímom zostať na správnej ceste a byť efektívnejší!