Klapky a ich vytáčanie – ako to funguje?

Vo svete podnikových komunikačných systémov existujú klapky už pomerne dlhý čas. Ak ste niekedy pracovali v kancelárii, pravdepodobne ste to použili minimálne raz. Zatiaľ čo klapky nie sú nové, technológia VoIP viac-menej je. Rovnako ako u mnohých iných funkcií telefónu, aj VoIP systém zmenil pravidlá vytáčania klapiek. To, čo bolo iba obyčajné pohodlie, sa stalo funkciou, ktorá šetrí čas a zvyšuje efektivitu celej kancelárie.

Evolúcia vytáčania klapiek

Klapky predstavujú rôzne veci, pokiaľ ide o domáce telefónne linky a firemné telefónne linky. Pre domácich používateľov je klapka druhým telefónom, ktorý je pripojený k rovnakej linke ako primárna linka. Keď prichádza hovor, oba telefóny zazvonia. Ak užívateľ zavolá na klapku, linka je obsadená aj pre všetkých ostatných. Klapky umožnili používateľom prijímať hovory v ktorejkoľvek miestnosti v dome.

Vo firemnom kontexte sa klapky zvyčajne týkajú vnútornej linky, ktorá je pripojená k pobočkovej ústredni, ale nemá samostatnú vonkajšiu linku. To umožňuje podnikom zdieľať niekoľko liniek medzi mnohými zamestnancami, pretože nie každý bude súčasne viesť externé hovory. Klapka umožňuje používateľom v tej istej kancelárii navzájom si volať vytočením konkrétnych číslic (napr. 1 alebo 100 apod.), namiesto zadania čísla v celom tvare.

Sila VoIP a internetu umožňuje firmám zefektívniť komunikáciu pomocou vytáčania klapiek. Nová technológia ponúka väčšiu flexibilitu a vdýchne nový život starej funkcii. Pozrime sa, čo môže ponúknuť VoIP:

Jeden, dva, tri či viac-miestne klapky

Optimal Call ponúka ľubovoľnú voľbu vytáčania. Môžete si vybrať alternatívu, ktorá vyhovuje potrebám vášho podnikania. A čo viac, neskôr sa môžete ľahko prepájať.

Poloha viac nie je dôležitá

Len málo firiem funguje tradičným spôsobom tak, že všetci zamestnanci prichádzajú do kancelárie každý deň od 9 do 17 hodiny. Dokonca aj malá firma môže mať zamestnancov pracujúcich z domu, zopár ľudí, ktorí cestujú za klientom a niektorých, ktorí pracujú priamo vo firme.

VoIP umožňuje podniku predstierať, že sú pracovníci v jednej lokalite – bez ohľadu na to, kde sa skutočne nachádzajú. Môžete mať kancelárie v celej krajine a volajúci sa môžu spojiť s ktorýmkoľvek používateľom vytočením správnej klapky.

Vezmite si svoje klapky so sebou

VoIP klapky sú mobilné – používatelia ich môžu vziať kamkoľvek. Pokiaľ máte pre telefonovanie pripojenie na internet, budú sa vaše klapky správať ako obvykle. Môžete pracovať z domu, kaviarne alebo stola v kancelárii bez obáv, že stratíte dôležité hovory.

Výhody VoIP pri vytáčaní klapiek

Jednou z najdôležitejších výhod je, že používatelia šetria čas. Je oveľa jednoduchšie vytočiť tri čísla namiesto desať. Nemusí to vyzerať ako veľa, ale drahé sekundy sa rýchlo spočítajú naprieč všetkým používateľom.

Ľudia z istých oddelení, ako je zákaznícky servis, technická podpora, výkonní asistenti a recepční, ťažia z vytáčania klapiek najviac. Títo používatelia vybavujú stovky hovorov každý deň a prenášajú ich na iných používateľov. Troj alebo jednomiestne vytáčanie pomocou klapiek im umožňuje rýchlejšie prenášať hovory a spôsobuje menšie chyby.

Predpokladajme, že agent technickej podpory odkazuje rozzúreného zákazníka na manažéra, ale urobí chybu pri prepájaní a nasmeruje volajúceho na oddelenie pre fakturáciu. Zlá situácia sa zhoršuje a pritom sa jej dalo ľahko vyhnúť pomocou trojmiestneho vytočenia klapky.

Optimal Call ponúka klientom klapky v neobmedzenom množstve. To umožňuje používateľom pripojiť viac zariadení k tej istej linke. Predpokladajme napríklad, že vedúci pracovník má pracovný mobilný telefón, osobný telefón a stolný telefón v kancelárii. Prichádzajúce hovory môžu spustiť vyzváňanie na všetkých zariadeniach naraz, až kým nie sú prijaté alebo začnú zvoniť v špecifickom poradí, ktoré bolo predtým nakonfigurované. Všetky klapky sa správajú ako jedna linka a volajúci sa nemusí obávať toho, kde sa príjemca nachádza.

Zjednotené klapky tiež znamená, že zamestnanci sa nemusia starať o správu rôznych smerových čísel pri vzájomnom telefonovaní. Či už voláte kolegu z iného oddelenia v tej istej budove alebo člena tímu pracujúceho mimo pobočky v susednej krajine, stačí vytočiť konkrétnu klapku.

Vytáčanie klapiek prináša nové triky a rozširuje starú funkciu, ktorá existuje už celé desaťročia. Vyskúšajte to pre svoje podnikanie a zažite rozdiel!