Ako jednoducho blokovať VoIP hovory?

Aktuálne nie je pochýb o tom, že VoIP je budúcnosť hlasovej komunikácie. Aj keď niektorí ľudia a spoločnosti pokračujú v používaní PSTN, nebude to trvať dlho. Telefónni operátori v mnohých krajinách na celom svete diskutujú o ukončení poskytovaní služieb PSTN v nasledujúcom desaťročí. Prečo teda niektoré firmy stále bojujú proti telefónnym službám VoIP?

VoIP je digitálna technológia, ktorá ponúka mnoho užitočných funkcií, ktoré sú vhodnejšie pre moderný obchodný svet ako analógové pevné linky. Výrazne tiež znižuje náklady na telefónne systémy pre podniky.

Zároveň nie je pravda, že VoIP nemá žiadne nevýhody. Na jednej strane potrebuje internet a výkon, aby všetko fungovalo. Aby ste zaistili funkčnosť telefónov aj v prípade núdze, musíte mať k dispozícii záložné možnosti. Ľudia a spoločnosti si niekedy nie sú istí, ako povoliť konkrétnu funkciu vo svojich VoIP systémoch. Preto častokrát váhajú s inováciou.

Prečo blokovať VoIP hovory?

Jednou z užitočných funkcií je blokovanie VoIP hovorov. Na internete nájdete mnoho informácií o smerovaní hovorov a ich efektívnom riadení v rámci firmy. Nie je však veľa informácií o tom, ako bojovať proti VoIP spamu.

Všetci poznáme nechcené hovory. Ako spotrebitelia určite viete, že nie je nič otravnejšie ako viacnásobné prerušenie počas dňa. Ale presne to sa stáva väčšine ľudí a firiem v bežný deň. Nežiaduce hovory môžu uskutočňovať podvodníci alebo aj bezohľadných telemarketeri.

Znížte prerušenia

Najbežnejším dôvodom, prečo ľudia blokujú niektoré VoIP hovory – konkrétne nechcené – je odstránenie prerušenia. Ak máte obchodný tím alebo podporný tím, telefónne linky by nemali byť viazané na spamerov! Chcete, aby vás zákazníci mohli kontaktovať. Ak však značná časť vašich hovorov predstavuje spam, tak strácate čas všetkých.

Vaši zamestnanci nemôžu vykonávať svoju prácu. Zákazníci vás nemôžu kontaktovať pre podporu či pomoc. Vaši partneri vás nemôžu kontaktovať a dokončiť transakcie. Celkovo vzaté, je to neproduktívna úloha pre všetkých zúčastnených.

Zvýšte produktivitu

Nechcené hovory spôsobujú viac ako len stratený čas. Predpokladajme, že vaši zamestnanci boli uprostred dôležitej úlohy alebo stretnutia. Zavesenie nežiaduceho volajúceho trvá len niekoľko sekúnd alebo minút. Prerušenie však môže narušiť ich činnosť alebo koncentráciu. Predstavte si, že sa to stáva niekoľkokrát denne, každý jeden deň. Z dlhodobého hľadiska vás tieto prerušenia môžu stáť stratu produktivity. Čím väčšia je vaša spoločnosť, tým väčšia je strata.

Typy nechcených hovorov

Telemarketeri

Telemarketeri patria do skupiny spoločností, ktoré sa snažia predávať produkty a služby cez telefón. Sú odlišné od bežných spoločností, ktoré sa vás snažia kontaktovať. Prečo? Vo väčšine prípadov s vami telemarketing nemá predchádzajúce spojenie. Znamená to, že ste od nich nikdy nič nekúpili ani nepožiadali o informácie o produktoch.

Robo-hovory

Vďaka technológiám sa telemarketing stal efektívnejším. Namiesto toho, aby používali zamestnancov na tisíce hovorov, môžu teraz používať automatizované volacie systémy. Tieto systémy používajú zaznamenané správy namiesto skutočnej konverzácie. Niekedy vás požiadajú o stlačenie čísla, aby ste mohli byť zo zoznamu odstránení.

Podvody

Značnú časť nechcených hovorov tvoria podvody. Existujú rôzne typy podvodov na základe toho, čo od ľudí požadujú. Jedným z bežných podvodov je napríklad vydávať sa za banky alebo spoločnosti vydávajúce kreditné karty. Cieľom je, aby ste za niečo zaplatili imaginárne poplatky (napr. za oneskorenie platby alebo za spracovanie).

Podvod spočíva v tom, že používateľ dlhuje peniaze. Podvodník zvyčajne požaduje platbu vo forme predplatených darčekových kariet alebo prevodov peňazí, ktoré nemožno zistiť.

Niekedy chcú podvodníci informácie a nie peniaze. Chcú vaše prihlasovacie údaje, ako sú heslá alebo osobné/dôverné informácie, ako sú rodné čísla.

Obťažovanie

Tento typ netvorí značnú časť nechcených hovorov, ale napriek tomu ho tam radíme. Hovory zvyčajne bývajú osobné a zamerané proti niektorému zamestnancovi. Napríklad rozhnevaný bývalý partner môže opakovane volať počas pracovnej doby, aby „pokazil“ deň. Tento druh obťažovania predstavuje pre vašich zamestnancov emocionálny a psychický tlak. Môže to vážne ovplyvniť ich produktivitu a zhoršiť ich schopnosť vykonávať svoju prácu.

Anonymné hovory

Prvou reakciou môže byť zablokovanie anonymných hovorov. Aj keď to môže byť riešenie pre individuálneho používateľa, pre väčšinu firiem to nie je realizovateľná alternatíva. Čo keď vám zavolá zákazník alebo partner z čísla, ktoré váš systém nepozná? Riziko neodpovedania na legitímne hovory ďaleko prevyšuje stratený čas z nechcených hovorov. Čiže blokovanie anonymných hovorov nie je dobrým riešením.

Ako blokovať VoIP hovory?

ID volajúceho

Prvou obranou voči nechceným hovorom je identifikácia volajúceho. Je to vynikajúca voľba pre zamestnancov, ktorí so zákazníkmi pravidelne komunikujú (technická podpora atď.). Ak dostanete legitímne volanie na číslo, ktoré nepoznáte, je pravdepodobné, že zanechajú hlasovú správu. A môžete im kedykoľvek zavolať.

Bohužiaľ, existujú spôsoby, ako to obísť. Podvodníci môžu na vašej obrazovke zobraziť iné ID volajúceho, ako je číslo, z ktorého volajú. Mnoho ľudí prijíma takéto hovory, pretože vidia miestne smerové číslo alebo známe číslo.

Ako blokovať VoIP hovory na úrovni individuálneho užívateľa

Smartfóny

Ak vlastníte smartphone – iOS alebo Android – v rôznych aplikáciách existujú možnosti blokovania nechcených hovorov. Predvolené aplikácie na volanie a odosielanie správ na oboch platformách môžu blokovať aj konkrétne čísla. Môžu vás tiež upozorniť na možné podvody ešte predtým, ako odpoviete na hovor.

Funkcia „Blacklist“

Optimal Call tiež filtruje alebo blokuje nechcené hovory. Môžete použiť blacklist (čierny zoznam), aby ste sa uistili, že robo-hovory a spamové hovory neprechádzajú.

Ako blokovať VoIP hovory na úrovni firemných užívateľov

Ak máte VoIP telefóny, NoMoRoBo je skvelá voľba. Má bezplatné aj platené verzie na blokovanie robo-hovorov. Služba sa pokúsi identifikovať robo-hovory skenovaním čierneho zoznamu známych telefónnych čísel. Potom sa môžete rozhodnúť presmerovať hovor do hlasovej schránky alebo ho prijať. Môže sa tiež chrániť pred textovými správami.

Používajte IVR

Používanie systému IVR je dobrý spôsob blokovania VoIP hovorov. To platí najmä v prípade robo-hovorov, pretože si nedokážu vybrať z možností. Telemarketéri a podvodníci pravdepodobne tiež zavesia, pretože nechcú strácať čas.

Budúcnosť – Umelá inteligencia

Technológia založená na umelej inteligencii pravdepodobne v budúcnosti vyhrá boj proti spamovým hovorom. Mnoho softvérových spoločností už pracuje na spôsoboch identifikácie a presmerovania spamových hovorov. Môžu analyzovať hovory na základe pôvodu, vzorcov čísel a ďalších faktorov. Dovtedy by však mali postačovať metódy, ktoré máme dnes.

Povedomie používateľov a školenie

Ďalším spôsobom, ako obmedziť nechcené hovory a prerušenia, je informovanosť a školiť používateľov. Uistite sa, že vaši zamestnanci vedia, že nemajú odpovedať na hovory z neznámych čísel. Pokiaľ nepracujete v oddeleniach predaja alebo podpory, nie je dôvod, aby ste na takéto hovory odpovedali.

Nasledujúce tipy vám pomôžu riadiť nechcené hovory:

• Aj keď sa v správe zobrazí výzva, nestláčajte žiadne číslo, aby ste sa dostali z ich zoznamov. Potvrdíte tým iba to, že vaše číslo funguje.
• Nestrácajte čas rozprávaním s volajúcim ani ich nepresviedčajte, aby vám neskôr nezavolali. Najlepšie je vždy zavesiť.
• Ak viete, že ide o spamové hovory, zablokujte ich. Na spravovanie hovorov tiež používajte biele alebo čierne zoznamy.
• Neklikajte na nevyžiadané správy vo vašej e-mailovej alebo textovej schránke. Často sa používajú ako súčasť väčších podvodov na identifikáciu zamestnancov spoločnosti alebo organizácie.
• Nikdy neposkytujte citlivé informácie po telefóne, a to vrátane zákazníckych alebo finančných údajov, hesiel alebo dokonca e-mailových adries.
• Nezabudnite nahlásiť takéto hovory príslušnému oddeleniu alebo tímu. V prípade potreby môžu vždy podniknúť následné kroky.
• Používajte sociálne médiá zodpovedne a nezverejňujte pracovné čísla online. Čím menej ľudí pozná vaše číslo, tým bezpečnejšie to je.

Vedieť, ako blokovať VoIP hovory, vám môže pomôcť vyhnúť sa spamu a ľahko prežiť deň. Kontaktujte Optimal Call a získajte viac informácií o VoIP.