5 znakov, že ste pripravení na biznis VoIP

Ak vlastníte alebo prevádzkujete firmu, je pravdepodobné, že ste už počuli o VoIP. Niekedy sa môže zdať, že všetci ostatní už upustili od tradičných pevných liniek. Možno si myslíte, že je príliš náročné nasmerovať všetkých vašich zamestnancov na nový telefónny systém. Aj keď ste presvedčení o výhodách inovácie, možno neviete, kedy je na to najlepší čas.

Ak stále uvažujete o tom, či prejsť na biznis VoIP, predostierame vám päť znakov, ktoré poukazujú, že ste na to pripravení.

1. Vaše účty za telefonovanie sú vysoké alebo zvýšené

Vaše podnikanie sa rozširuje, vaši zamestnanci sú spokojní a zisky sú dobré. Keby ste mohli nejakým spôsobom znížiť aj svoje vysoké účty. Alebo vaša firma prechádza ťažkými časmi a hľadáte spôsoby, ako znížiť náklady. Všímate si, že sú vaše účty za telefonovanie vysoké alebo jednoducho nad rámec toho, čo si môžete dovoliť. A čo viac, v priebehu rokov pomaly rástli. Nárast bol taký postupný, že ste mu sotva venovali pozornosť. No koniec koncov to, čo platíte za telefónne služby, je aktuálne omnoho viac, ako ste boli zvyknutí.

Ak vaša firma čelí podobným problémom, je na čase zvážiť prechod na VoIP. Nebude prechod na novú technológiu ešte drahšie riešenie? Tu mnoho ľudí zneistie, avšak neodôvodnene. Začatie s telefónnou službou VoIP je rýchla, priama a lacná záležitosť. Stačí sa registrovať na našej webovej stránke, kde si zvolíte typ služby a môžete ju začať používať. Nepotrebujete nové luxusné vybavenie (aj keď vždy môžete investovať do kvalitných telefónov) alebo predražený softvér.

Dokonca sa po prechode na VoIP znížia aj vaše mesačné náklady. Mnoho firiem zistilo, že po inovácii sa im podarilo znížiť účty aj o 50 %. Je to najmä z dvoch dôvodov – interné hovory sú zadarmo a medzinárodné hovory sú s VoIP oveľa lacnejšie. Bez ohľadu na to, odkiaľ vaši zamestnanci pracujú, akékoľvek volanie na interného kolegu je bezplatné. Telefónna VoIP služba je vynikajúci spôsob, ako znížiť náklady bez straty funkcií, kvality alebo produktivity.

2. Váš biznis prichádza o príliš veľa hovorov

S nárastom vašej firmy a zvyšovaním počtu hovorov môžete zistiť, že vaši zamestnanci musia vynaložiť oveľa väčšie úsilie, aby udržali krok. Nie je to ich chyba, no váš súčasný telefónny systém nie je na to uspôsobený. Vo vašej firme sa môžu strácať hovory z viacerých dôvodov vrátane:

• Klienti zavesia z dôvodu dlhých časov podržania,
• agenti nedokážu držať krok s hovormi, najmä v čase špičky alebo v neočakávaných situáciách,
• zamestnanci strácajú priveľa času spojením zákazníkov s tou správnou osobou na vyriešenie ich problémov,
• nikto nemá čas kontrolovať doručenú poštu a sledovať zákazníkov, ktorí zanechávajú správy,
• zamestnanci sa zaoberajú jednoduchými problémami, ako sú stav účtu alebo otázky týkajúce sa fakturácie, a nemajú čas sa zaoberať zložitejšími problémami.

Dôsledky zmeškaných hovorov môžu byť pre akúkoľvek spoločnosť hrozné. Môžete prísť o dôležité zmluvy alebo o veľkých klientov. Ak situácia pretrváva, môžete prísť aj o lojálnych zákazníkov. Ste tak zaneprázdnení doháňaním včerajšej práce, že nemáte čas na objavovanie nových príležitostí alebo na rozvoj podnikania. Ak sa takéto situácie v kancelárii dejú každý deň, je čas na zmenu.

Ako môže VoIP tieto problémy zmierniť? Telefónne VoIP systémy prichádzajú s mnohými funkciami, ktoré používateľom pomáhajú spravovať veľké objemy hovorov. Napríklad môžete kombinovať automatickú obsluhu s jednoduchým systémom interaktívnej hlasovej reakcie (IVR). Systém môže:

• Uvítať volajúcich,
• poskytnúť im základné informácie o vašej firme, ako sú otváracie hodiny, pokyny, sviatky atď.,
• odpovedať na jednoduché otázky, ako je stav účtu, aktuálna suma faktúry, sledovanie zásielok atď.,
• ak je požiadavka príliš zložitá na to, aby ju mohol systém spracovať, nasmerujte ju na príslušného zamestnanca.

IVR nie je jedinou funkciou, ktorú máte k dispozícii. Existujú mnohé ďalšie, ako je napríklad emailová hlasová schránka, nahrávanie hovorov, fronty hovorov atď. Môžete ich použiť toľko, koľko chcete, aby vaše podnikanie už nikdy nezmeškalo čo i len jediný hovor.

3. Ste pripravení expandovať a rozšíriť svoje podnikanie

Ste pripravení pre rozrastanie sa, ale váš telefónny systém nie je. Znie vám to povedome? Možno sa chystáte otvoriť novú pobočku, obchod alebo kanceláriu. Možno je vaša firma pripravená expandovať do nového štátu či krajiny. Alebo chcete vytvoriť nový produkt a očakávate exponenciálne zvýšenie počtu hovorov. V každom z týchto scenárov potrebujete telefónny systém, ktorý dokáže držať krok.

Tradičné pevné linky vyžadujú, aby sa niekde v kancelárii nainštalovala špecifická infraštruktúra. Vaši zamestnanci teda nemôžu začať pracovať, kým nebudú pre nich pripravené telefóny. Čo ak chcete vyskúšať nové miesto pred zaviazaním sa? Alebo chcete vykonať prieskum trhu, aby ste zistili, či bude nový región ziskový. S tradičnou pevnou linkou by to bolo takmer nemožné, pokiaľ nie ste ochotní minúť veľa peňazí.

VoIP systémy nevyžadujú fyzické drôty. Potrebujú iba pripojenie na internet a zariadenie schopné uskutočňovať VoIP hovory. Zariadením môže byť VoIP telefón, mobilný telefón, tablet, stolný počítač alebo laptop. Vaši zamestnanci môžu vďaka VoIP začať pracovať z domu, z kaviarne alebo dokonca zo starej kancelárie s novým telefónnym číslom pre konkrétny región. Nemusíte čakať na inštaláciu, odborných technikov ani na to nájsť rozpočet.

Vďaka inovatívnym funkciám nachádzajúcim sa v cloudových službách VoIP môžete pomerne ľahko prenášať hovory medzi rôznymi miestami. Môžete presunúť zamestnancov do novej pobočky s tým, že si zachovajú pôvodné telefónne číslo. Pridanie nových liniek, odstránenie starých účtov a správa stoviek používateľov trvá cez webový panel len niekoľko minút.

4. Vaši zamestnanci pracujú z domu

Súčasná pandémia núti podniky, aby sa prispôsobili pracovnej realite 21. storočia. Ešte pred prebiehajúcou krízou uznalo mnoho firiem potrebu práce na diaľku. Tým, že umožníte zamestnancom pracovať z domu, resp. na diaľku, môžete zvýšiť ich produktivitu a motivovať ich k tomu, aby poskytovali čo najlepší výkon. Vaša spoločnosť tiež získa možnosť zamestnávať excelentných zamestnancov z celého Slovenska alebo tiež z ľubovoľného kúta sveta.

Súčasná kríza však spôsobila to, že mnoho podnikov muselo zmeniť spôsob práce. Dokázali ste udržať zamestnancov v spojení a dokázal každý pracovať z domova? Pokiaľ vo firme využívate tradičné pevné linky, pravdepodobne ste si s prácou počas krízy moc neporadili. Čo ak nastane podobná situácia opäť? Pripravte sa vďaka VoIP od Optimal Call!

VoIP poskytuje flexibilitu. Zamestnanec môže jednoducho odpojiť kancelársky telefón a vziať ho so sebou domov. Vďaka tomu môžu odpovedať na prichádzajúce hovory a kontaktovať zákazníkov cez číslo pevnej linky zobrazovaným ako ID volajúceho.Zákaznícky servis alebo agenti technickej podpory môžu pracovať z domu. Rovnako tak môžu fungovať obchodné tímy, oddelenia ľudských zdrojov a vlastne každý, kto pre prácu nepotrebuje nič viac ako počítač a/alebo telefón.

Mobilita a flexibilita sú kľúčové pre moderné podnikanie. Viac si nemôžete dovoliť spoliehať sa na staré technológie, ak si chcete udržať náskok pred konkurenciou. Podnik potrebuje podnikové systémy, ktoré sa navzájom integrujú. Potrebujete schopnosť presunúť údaje z jedného systému do druhého tak rýchlo, ako je to možné. Všetky tieto vlastnosti nájdete v telefónnych VoIP systémoch. Ak je mobilita pre vašu spoločnosť dôležitá, potom prechod na VoIP je tým správnym krokom.

5. Vytvárate plán zotavovania sa z krízy pre váš biznis

Kríza COVID-19 zdôraznila zásadnú potrebu, aby podniky mali plán zotavenia sa po katastrofe. Pandémia je len jednou z mnohých katastrof, ktoré môžu postihnúť prosperujúcu organizáciu. Od požiarov a búrok, cez poruchy serverov až po zločinecké hackovanie, sa v okamihu môže veľa pokaziť. Na zvládnutie týchto udalostí potrebujete jasný a výstižný plán, ako sa s katastrofou vysporiadať.

Je poľutovaniahodné, že mnoho firiem stále nemá komplexný plán zotavenia sa. V prípade krízy sú žalostne nepripravené. Ak ste už začali pracovať na pláne pre svoj podnik, pravdepodobne ste si uvedomili, že je potrebné mať k dispozícii solídny komunikačný plán. Nemá zmysel mať plán, ak nemôžete komunikovať so svojimi zamestnancami, keď to bude potrebné.

Každá firma potrebuje spoľahlivý telefónny systém, aby mohla efektívne komunikovať pred katastrofou, počas nej a po nej. Je to najrýchlejší a najjednoduchší spôsob, ako zostať v kontakte so všetkými. Potrebujete tiež systém, ktorý vám pomôže čo najskôr začať pracovať. Telefónny systém VoIP umožňuje zamestnancom pracovať z domu, aj keď je kancelária neprístupná. Umožňuje vám naďalej vybavovať hovory zákazníkov a poskytovať svoje služby.

Ak vám je niektorý z vyššie uvedených znakov dobre známy, potom je ten pravý čas na inováciu. Ak stále váhate alebo niečomu nerozumiete, kontaktujte nás a my vám všetko radi ozrejmíme.