VoIP Voicemail (Hlasové správy)

Správa hlasových správ (Voicemail) je neoddeliteľnou súčasťou každého podnikového telefónneho systému. Pozdrav hlasovej schránky, ktorý zákazníci počujú, keď sa pripoja, a ako rýchlo sú zamestnanci schopní odpovedať na hlasové správy, predstavuje dlhú cestu pri poskytovaní profesionálneho imidžu pre akúkoľvek firmu.

S množstvom možností, ktoré majú zákazníci k dispozícii pre konkrétny obchod – vrátane e-mailov, mobilných telefónov atď. – sa správa hlasovej schránky stala komplikovanejšou.

Zamestnanci nie sú vždy pri stole, taktiež nemusia mať prístup k ich telefónom alebo môžu zabudnúť zaznamenať dôležitú správu, ktorá môže dokonca viesť k strate podnikania.

Funkcie VoIP hlasovej schránky v hosťovaných systémoch sú oveľa vyspelejšie ako funkcie dostupné v starších technológiách a umožňujú zamestnancom efektívnejšie spravovať svoje hlasové správy.

Prístup k VoIP hlasovej schránke

Nastavenie a prístup k hlasovej schránke v sieti VoIP je možné vykonať niekoľkými spôsobmi. Užívateľ môže skontrolovať hlasové správy zo svojho telefónu vytočením čísla hlasovej schránky, prihlásením sa do svojho online dashboardu alebo e-mailom.

Dostupnosť týchto možností významne znižuje riziko, že dôjde k zmeškaniu nových hlasových správ alebo zabudnutiu starých správ. Používatelia môžu tiež vykonať zmeny v nastaveniach hlasovej schránky prostredníctvom telefónu alebo online dashboardu.

Funkcia Voicemail to mail

E-mail sa stal nevyhnutným pre každého pracovníka, no existuje veľa okolností, za ktorých zamestnanec nemusí mať prístup k svojmu telefónu, ale je schopný získať e-maily (prostredníctvom tabletov, klientskych počítačov atď.)

Optimal Call ponúka klientom možnosť posielať hlasové správy ako zvukové prílohy prostredníctvom e-mailovej služby.

Zamestnanci si môžu zvoliť, či budú dostávať upozornenia hlasových správ, aktuálnu hlasovú správu alebo prepisovanú verziu do svojej emailovej schránky. Organizácie môžu dokonca pridať sofistikovanejšie funkcie, ktoré zamestnancom umožňujú priamo reagovať na takéto správy, posielať ich ďalším používateľom na zdieľanie informácií alebo posielať hlasovú správu do softvéru CRM na neskoršie sledovanie.

Keďže sa hlasové správy prijímajú v doručenej pošte, môžu sa uložiť na konkrétnu pracovnú stanicu, zálohovať na úschovňu alebo uložiť v priečinkoch, aby sa uľahčila organizácia.

Osobné vs. Pracovné mailové schránky

Niektoré oddelenia, ako napríklad predaj a služby zákazníkom, môžu pre lepšie poskytovanie služieb potrebovať vlastnú schránku na hlasové správy. VoIP hlasovú schránku je možné nastaviť tak, aby smerovala volajúcich do emailovej schránky oddelenia, ak nie je k dispozícii žiadny zamestnanec alebo ak je mimo pracovnej doby.

Zákazníci si tiež môžu zvoliť presmerovanie do individuálnej hlasovej schránky, ak vedia číslo klapky osoby, ktorú chcú kontaktovať.

Týmto spôsobom môžu byť zákazníci obslúžení tým, kto je v rámci oddelenia k dispozícii v najskoršom možnom čase. Nemusia tak čakať na konkrétneho zamestnanca, najmä ak problém môže vyriešiť ktokoľvek iný.

Prispôsobiteľné pozdravy

Pomerne málo poskytovateľov VoIP ponúka možnosť prispôsobiť si hlasové správy jednotlivým používateľom, oddeleniam, ako aj firemnej schránke. Podnik môže dokonca zmeniť pozdrav v závislosti od otváracieho času, ak je kancelária otvorená alebo zatvorená, na sviatky atď.

VoIP so sebou prináša skutočne veľa funkcionalít, jednou z nich je aj VoIP Voicemail. Ak sa chcete dozvedieť viac informácií, neváhajte kontaktovať pracovníkov Optimal Call!