Vyzváňacie skupiny vo VoIP pre efektívne volanie

Vyzváňacie skupiny sú starou funkciou v podnikovom telefónnom systéme. Je to skvelý nástroj na manažovanie prichádzajúcich hovorov v rámci spoločnosti. Vo svete VoIP sú vyzváňacie skupiny sú ešte silnejšie a ponúkajú viac možností pre distribúciu hovorov medzi ľuďmi v skupine.

Predtým, ako sa ponoríme do nastavovania, ukážme si detaily vyzváňacích skupín a ich výhody. Ako fungujú? Prečo by ste mali chcieť jednu a viac vo vašej kancelárii?

Čo je vyzváňacia skupina?

Vyzváňacie skupiny ponúkajú spôsob, akým môžu viaceré zariadenia zvoniť na prichádzajúce hovory. Keď niekto zavolá číslo, ktoré je priradené skupine, všetky zariadenia v skupine budú vyzváňať podľa predvolených nastavení. Môžete upraviť podrobnosti ako:

• Počet zariadení v skupine
• Poradie, v akom by mali zvoniť
• Čo robiť v prípade, že nikto neodpovedá na hovor
• Trvanie vyzváňania

Kto môže ťažiť z používania vyzváňacích skupín?

Vyzváňacie skupiny majú hlavné účely. Prvým dôvodom použitia vyzváňacích skupín je zabezpečiť rovnomerné rozloženie prichádzajúcich hovorov medzi určitý počet ľudí. Oddelenia ako obchod, zákaznícky servis, technická podpora a projektové tímy často využívajú vyzváňacie skupiny na tento účel.

Ďalším dôvodom je, že volajúci nemusia dlho čakať, kým niekto zdvihne ich hovor. Opäť, je to veľmi užitočné pre zákaznícky servis a oddelenie technickej podpory. Z tohto dôvodu využívajú vyzváňacie skupiny aj iní zamestnanci, ako sú manažéri a obchodní zástupcovia, ktorí pracujú s vysoko hodnotnými klientmi.

Sú vyzváňacie skupiny vhodné pre malé firmy?

Väčšina z vyššie uvedených príkladov sa vzťahuje na veľké spoločnosti s mnohými zamestnancami a oddeleniami. Vyzváňacie skupiny však môžu ponúknuť výhody aj pre malé podniky s malým počtom zamestnancov.

Predstavte si napríklad podnik so štyrmi zamestnancami v kancelárii. Neexistujú tu žiadne oddelenia, preto je práca zdieľaná všetkými podľa ich odborných znalostí a každodenných povinností. Nemusíte mať ani recepčnú na odpovedanie hovorov. S vyzváňacími skupinami môžete nastaviť prichádzajúce hovory tak, aby zvonili všetky stolové telefóny v kancelárii. Ten, kto je voľný a je najbližšie k zvoniacemu zariadeniu, môže zdvihnúť telefón.

Zoberme si inú situáciu. Predpokladajme, že máte v jednej kancelárii troch predajcov. Chcete, aby mali všetci rovnakú príležitosť uzavrieť obchody. Skupinu môžete nastaviť tak, aby každý prichádzajúci hovor prechádzal každým telefónom, kým niekto neodpovie. Nasledujúci hovor sa spustí od ďalšieho zariadenia v rade a tak ďalej.

Ako nastaviť vyzváňacie skupiny?

Vyzváňacie skupiny sú neskutočne nápomocné a prinášajú niekoľko benefitov. Tak ako ich môžete vytvoriť?

Optimal Call ponúka túto funkciu všetkým zákazníkom bez ďalších poplatkov. Takže vytvorte ich toľko, koľko potrebujete!

Vytváranie a spravovanie skupiny je rýchle a jednoduché. Hocikedy môžete meniť konfiguráciu a nastavenia. Pridajte používateľov do konkrétnej skupiny alebo ich odstráňte podľa toho, kde sa zamestnanci pohybujú v rámci podniku. Môžete ich dokonca povoliť a zakázať pre určité obdobia.

Vyzváňacie skupiny v Optimal Call

V rámci služby Optimal Call môžu správcovia nastaviť Skupiny vyzváňania v užívateľskom online rozhraní. V nastaveniach (Settings) prejdite na možnosť Customer Settings a tam zvoľte možnosť PBX Groups. Pomenujte vašu skupinu, môže byť opisná ako napr. „Predaj“ alebo „Služba“ atď. Priraďte niekoľko používateľov do skupiny (musia byť aspoň 2). Potom pridajte prichádzajúce čísla pre túto skupinu. Môžete prepojiť viaceré čísla s rovnakou vyzváňacou skupinou.

Ďalším krokom je výber stratégie vyzváňania. Najjednoduchšie je „Ring All“. Ako sa uvádza vo voľbe, prichádzajúce hovory budú zvoniť na všetkých zariadeniach v rámci skupiny. Môžete tiež nastaviť čas zvonenia, ktorý definuje, ako dlho bude každé zariadenie zvoniť pred tým, než sa hovor presunie na ďalšie zariadenie.

Nakoniec môžete nastaviť možnosti, čo robiť, keď hovor nie je prijatý. Chcete ho poslať do hlasovej schránky alebo jednoducho zavesiť? Hovor môžete tiež presmerovať na inú skupinu zvonenia, odoslať ho do frontu alebo konkrétnemu používateľovi. Väčšina kancelárií nepoužíva možnosť zavesenia, ale existuje, ak by ste ju chceli.

Preskúmajte vyzváňacie skupiny vo vašej firme a zistite, ako vám môžu pomôcť pri spravovaní prichádzajúcich hovorov. Optimal Call vám ponúka túto perfektnú funkcionalitu. Tak neváhajte a vyskúšajte ju!