Ako môže VoIP vylepšiť „Music on Hold“

Technológia VoIP zmenila spôsob komunikácie podnikov, a to interne aj externe. Dnešné systémy VoIP podporujú veľký výber nových funkcií, ktoré by nebolo možné využívať na starších pobočkových ústredniach. Tieto služby tiež zlepšili staršie funkcie, ako je hlasová schránka, faxovanie a priniesli ich do 21. storočia spolu s ďalšími digitálnymi nástrojmi.

Hudba pre uši vašich zákazníkov

Väčšina ľudí nevenuje žiadnu pozornosť hudbe, ktorá hrá, keď stlačia podržať hovor. Nemôžete však viniť poslucháčov – väčšina hudobných nahrávok je v najlepšom prípade zabudnuteľná a v najhoršom prípade otravná. Ale úplne rovnaká hudba môže pozdvihnúť imidž vašej značky, zlepšiť predaj alebo upokojiť zákazníkov volajúcich vaše podporné tímy. Všetko toto je možné, ak vyberiete správnu hudbu, zvuk alebo správu a zlepšíte tak skúsenosti vašich zákazníkov.

Funkcia Music on Hold nie je nová v podnikových telefónnych systémoch. Spoločnosti ju používajú už niekoľko desaťročí. Dnešné hosťované služby VoIP však túto funkciu vylepšujú a ponúkajú klientom oveľa viac možností na výber. Zatiaľ čo staré nástroje PBX ponúkali Music on Hold, obmedzovali užívateľov v tom, čo s tým mohli robiť. Mohli si vybrať z niekoľkých hudobných slučiek alebo v najlepšom prípade nahrávať vlastnú stopu na prehrávanie. S VoIP môžete robiť oveľa viac.

Čo môžete robiť s Music on Hold?

VoIP služby ponúkajú veľa možností pre hudbu pri podržaní hovoru. Môžete si vybrať z inventára soundtrackov, nahrať svoje vlastné, zaznamenávať špecifické správy pre konkrétne čísla, a dokonca aj vypnúť v závislosti od vášho pracovného času.

Firmy môžu dobre využívať výhody všetkých možností. Výber správnej hudby môže zlepšiť obraz o značke a ukázať profesionalitu firmy. Naopak nevhodné zvukové súbory môžu pokaziť názory zákazníkov. Hudba, ktorú banka alebo poisťovňa uprednostňuje, môže byť úplne nevhodná pre značku športových potrieb. VoIP vám v tomto ohľade ponúka príťažlivé možnosti – môžete nastaviť poradie rôznych skladieb alebo ich rozdeliť pre volajúcich. Môžete dokonca nastaviť zoznam skladieb tak, aby sa minimalizovala pravdepodobnosť, že volajúci bude počuť rovnakú hudbu viackrát.

Len preto, že sa táto funkcia nazýva hudba v režime podržania, neznamená to, že musíte prehrávať iba hudbu. Pomerne málo spoločností využíva túto príležitosť na prehrávanie nahratých správ, ktoré sú užitočné pre volajúcich počas čakania. Môžete nahrávať rôzne správy pre rôzne čísla podľa účelu volajúceho. Ak sa chce volajúci dovolať na obchodné oddelenie, správa pri pozdržaní môže informovať o aktuálnych špeciálnych ponukách, predajoch alebo adrese najbližšieho obchodu. Pre servisné oddelenie možno budete chcieť použiť upokojujúce správy, ktoré zákazníka informujú o mieste v poradí alebo o približnom čase čakania, kým sa dovolajú servisnému technikovi.

Zanechajte vašich volajúcich spokojných s Music on Hold

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je uistiť sa, že ste vybrali dokonalú hudbu pre vašu organizáciu. Každé styčné miesto so zákazníkom – a to vrátane podržania hovoru – ovplyvňuje celkový obraz o značke. Reprezentuje vaša spoločnosť zábavný, športový alebo seriózny imidž? To sa musí odraziť na výbere hudby. Napríklad volajúci do nemocnice určite neocenia hlasitý soundtrack, ktorý rozdrví ich uši!

Rovnako, ako by hudba mala byť vhodná pre vašu značku, mala by byť vhodná aj pre volajúcich. Zákazníci volajú servisné oddelenie, keď potrebujú pomôcť s problémami, obchodné oddelenie pre rôzne otázky alebo oddelenie účtov pri problémoch s fakturáciou. Posledná vec, ktorú chcete urobiť frustrovaným zákazníkom, je zvýšiť ich srdcový tep! Ale pomalá, pekná pieseň môže byť len lístkom vášho predajného tímu. VoIP vám umožňuje nastaviť zvuky pre rôzne telefónne čísla. Využite to vo svoj prospech!

Nezabúdajte však aj na profesionalitu! Ak chcete prehrávať zákazníkom vlastné odkazy a nemáte možnosť nahrať profesionálne nahrávky, v žiadnom prípade nepoužívajte nahrávky zaznamenané na obyčajný mobil či počítač. Nebude to pôsobiť profesionálne, ale naopak veľmi neodborne. Neváhajte sa obrátiť na Optimal Call, kde sa postaráme o vaše nahrávky na vysokokvalitnej úrovni!