7 funkcií VoIP telefonovania, ktoré uľahčia pracovný deň

Každý majiteľ firmy pripustí, že telefónny systém podniku hrá zásadnú úlohu v pracovnom úspechu. Efektívna komunikácia môže pre každú organizáciu znamenať rozdiel medzi divokým úspechom a neúspešným zlyhaním. Telefónnemu systému sa však často neprikladá veľká váha, až kým sa nevyskytne niekoľko problémov. Čo robí telefonovanie tým správnym pre vašu spoločnosť? Čo presne môže telefónny systém urobiť, aby vám pomohol byť produktívnejšími a úspešnejšími?

Na začiatok je dôležité mať na pamäti, že telefónny systém je viac ako len spôsob telefonovania. Zatiaľ čo hlasové hovory sú primárnou funkciou moderného VoIP telefónneho systému, dokážu urobiť omnoho viac.

Administratívne funkcie ako sú bezplatné čísla a nahrávanie hovorov, uľahčujú správu systému. Volacie funkcie ako sú vyzváňacie skupiny, čakacie fronty a smerovanie hovorov, vám umožňujú spravovať vysoké objemy hovorov. Funkcie ako podržanie hovoru, vyzváňanie viacerých zariadení a virtuálna hlasová schránka pomáhajú vašim zamestnancom zvyšovať produktivitu. Firemný telefónny systém môže tiež pomôcť vašim tímom lepšie spolupracovať s nástrojmi, ako je zdieľanie obrazovky, virtuálne stretnutia a informácie o prítomnosti.

Ak nie ste oboznámení s moderným VoIP telefónnym systémom, niektoré z týchto funkcií vám môžu znieť zložito alebo dokonca nákladne pre zriadenie. Pravdou je, že je rýchle a ľahké nakonfigurovať telefonovanie tak, ako sa vám páči a navyše vôbec nemusí byť drahý. V skutočnosti sa často stáva, že VoIP telefónny systém vám pomôže ušetriť dosť na mesačných účtoch za telefón.

Pozrime sa bližšie na to, ako vám niektoré z týchto funkcií pomôžu uľahčiť obyčajný pracovný deň.

1. PRENOS ČÍSEL

Jedným z najbežnejších problémov podnikateľov pri prechode na nový telefónny systém sú telefónne čísla. Čo sa stane so všetkými vašimi firemnými číslami? Stratíte k nim prístup? Musíte sa vzdať čísel, ktoré všetci vaši zákazníci roky používajú?

Zmena čísel môže byť pre podnikanie veľmi nepríjemná. Zamyslite sa nad všetkými miestami, kde používate telefónne číslo (marketingové materiály, hlavičkové papiere, reklamy, sociálne siete atď.) Museli by ste zmeniť informácie všade, kde sú uvedené, nehovoriac o veciach, ako sú interné klapky, poznámky a e-maily.

Našťastie tým všetkým nemusíte prejsť. Keď prejdete k Optimal Call môžete si preniesť všetky svoje staré čísla bez ďalších nákladov. Proces prenosu môže trvať niekoľko dní, no radi vám s tým pomôžeme. Podnikajte ako obvykle a nikto nemusí vedieť, že ste prešli na nového poskytovateľa alebo že ste vôbec niečo zmenili. Ak však nie ste závislí na starých číslach, Optimal Call má pre vás k dispozícii čísla so všetkými geografickými predvoľbami. Získať tiež môžete exkluzívne čísla, ktoré budú pre vašich klientov jednoducho zapamätateľné.

2. AUTO-PROVISIONING

Ďalšou veľkou starosťou je inštalácia. Nastavenie malej firmy s niekoľkými telefónmi je pomerne jednoduché. Ale čo keď máte na nastavenie 30 – 40 telefónov? Aj keď nastavenie jedného telefónu trvá iba pár minút, znamená to, že nastavenie všetkých zariadení môže trvať aj niekoľko dní. To je čas, aby nastúpil auto-provisioning.

Je to veľmi dôležitá funkcia, ktorá firmám pomáha spustiť VoIP okamžite, bez toho aby museli čakať hodiny alebo dni. Je to ekvivalent VoIP funkcie Plug and Play. Všetko, čo musíte urobiť, je pripojiť vaše telefóny a nastaviť ich z centrálneho miesta naraz. Nie je teda nutné, aby ste sa zaoberali všetkými zariadeniami jednotlivo. Po spustení môžu používatelia ľahko nastaviť svoje preferencie podľa svojich požiadaviek.

3. REGISTRÁCIA VIACERÝCH ZARIADENÍ

Auto-provisioning je skvelý nástroj pre stolné telefóny, ale čo počítače, mobilné telefóny a tablety? Len málo organizácií môže fungovať bez týchto základných mobilných zariadení. Niektorí zamestnanci môžu uprednostňovať stolný telefón, pretože sú vždy v kancelárii. Ale iní (najmä obchodníci) pri cestovaní potrebujú mobilné zariadenia. Ako zvládate nastavenie a používanie iných zariadení v celej spoločnosti?

Optimal Call podporuje registráciu viacerých zariadení (multipoint registration), čo uľahčuje správu viacerých zariadení na rovnakom účte/telefónnom čísle. Umožňuje používateľom uskutočňovať a prijímať hovory z viacerých zariadení súčasne. Je to veľmi dôležité, pretože spoločnosti očakávajú, že zamestnanci budú pracovať z akéhokoľvek miesta. Napríklad zamestnanec môže mať na mobilnom zariadení alebo laptope, stolný telefón vďaka aplikácii softphone ZoiPer. Môžu tak prijímať hovory odkiaľkoľvek a kedykoľvek na zariadení, ktoré je im najbližšie.

4. NAHRÁVANIE HOVOROV

Nahrávanie hovorov sa často prehliada, avšak je častokrát veľmi dôležité pre mnohé spoločnosti. Niektoré podniky sú povinné zaznamenávať hovory, aby splnili predpisy. Iné o to majú záujem pre účely školení či poskytnutie spätnej väzby. Zaznamenávanie konverzácií s klientami pomáha chrániť vaše podnikanie pred potencionálnymi právnymi krokmi. Zaznamenané hovory tiež môžu byť cenným zdrojom obchodných informácií.

V súčasnosti však mnoho firiem nezaznamenáva hovory aj napriek všetkým možným výhodám. Je to hlavne pre náklady na nákup a nastavenie samostatného systému, ktorý dokáže zaznamenávať hovory. Prepnutie na služby Optimal Call znamená, že môžete nahrávať hovory bez potreby ďalšieho hardvéru alebo softvéru.

5. ZÁZNAM HOVORU

Záznam hovoru tak, ako sa uskutočnil je dôležitý z niekoľkých dôvodov. Na jednej strane chcete mať záznam hovorov na sledovanie podvodov alebo iného neoprávneného použitia. Na druhej strane, možno budete chcieť sledovať hovory uskutočňované tímami alebo jednotlivcami na účely analýzy. Napríklad, zvyšuje sa v určitých dňoch objem hovorov? Potrebujete viac ľudí na telefónoch ráno namiesto poobedia? Na takéto otázky nemôžete odpovedať bez údajov vo forme záznamu hovorov.

Optimal Call vám umožňuje prístup ku záznamu hovorov vrátane času, dátumu, trvania hovoru a ďalších podrobností. Tieto údaje môžete použiť na zefektívnenie operácií alebo na optimalizáciu efektívnosti. Priraďte k telefónom viac pracovníkov v časoch špičky a znovu ich odvolajte, keď už nebude potrebná pridaná pracovná sila.

6. WEBOVÝ PORTÁL

Nastavenie a konfigurácia je iba jednou časťou používania nového telefónneho systému. Keď už sú telefóny v prevádzke, musíte premýšľať o správe systému. Optimal Call túto úlohu zákazníkom uľahčuje. Na správu telefónov nemusíte byť odborníkom. Potrebujete iba webový prehľadávač.

Optimal Call má intuitívny a ľahko použiteľný webový panel pre všetkých zákazníkov. Celý systém môžete sprístupniť, konfigurovať a udržiavať z jedného miesta. Pridanie nových čísiel či odstránenie používateľov predstavuje úkon pozostávajúci z pár kliknutí. Môžete robiť veci ako:

• Pridávanie používateľov, klapiek a ďalších zdrojov,
• zobrazovanie histórie hovorov a podrobné správy,
• povolenie alebo zakázanie funkcií pre jednotlivcov a skupiny,
• presmerovanie hovorov,
• sledovanie registrovaných zariadení.

7. BEZPLATNÉ A MIESTNE ČÍSLA

VoIP telefónne systémy sú nezávislé od miesta. Čo to znamená pre vaše podnikanie? Vďaka nezávislosti na polohe môžete využívať mnoho ďalších funkcií. Jedným z príkladov sú bezplatné čísla.

V tradičnom telefónnom systéme boli bezplatné telefónne čísla príliš nákladné pre firmy. Veľké spoločnosti si ich volili, no pre menšie podniky to bolo mimo dosahu. Viac sa tým netrápte. Optimal Call ponúka bezplatné čísla za priaznivé ceny, na ktoré môžu vaši zákazníci volať odkiaľkoľvek. Na konci mesiaca na vás nebudú čakať obrovské účty.

Ďalšou výhodou sú miestne čísla. Pri použití analógových telefónov sa na identifikáciu miesta použila predvoľba. Pretože čísla VoIP nie sú viazané na jedno miesto, miestne predvoľby nemajú rovnaký význam. Môžete tak využívať telefónne čísla s ľubovoľnou predvoľbou, dokonca aj s medzinárodnou.

To znamená, že zákazníkom môžete dať telefónne číslo, na ktoré majú zavolať, čím znížite ich poplatky. Môžete tiež vyvolať dojem, že ide o miestnu spoločnosť so známym číslom. Podniky môžu pridávať čísla na nový trh, a to ešte pred tým, ako tam založia kanceláriu. Môžete dokonca použiť rôzne čísla na sledovanie odpovedí na viaceré reklamné kampane a na sledovanie ich účinnosti.

Od auto-provisioningu až po záznam hovoru neexistuje pre podniky núdza sofistikovaných funkcií. S Optimal Call môže byť správa vašich telefónov príjemná a jednoduchá. Ak sa pýtate, či je správny čas na prepnutie, už viac nečakajte! Nenechajte si ujsť skvelé výhody VoIP služieb. Prihláste sa ešte dnes a získajte viac od nového firemného telefónneho systému!